چگونه یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت بنویسیم؟ – راهنمای کامل
مدیریت کیفیت یکی از مهمترین جنبه های هر کسب و کاری است. اطمینان از اینکه محصولات و خدمات شما مطابق انتظارات مشتری هستند، برای موفقیت بسیار مهم است.
برای اطمینان از مدیریت کیفیت در سازمان خود، ابتدا باید درک کاملی از چیستی کیفیت و چگونگی دستیابی به آن داشته باشید. اینجاست که یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت وارد می شود – طرحی که تعیین می کند چگونه اطمینان حاصل کنید که محصولات و خدمات شما انتظارات مشتری را در هر مرحله برآورده می کنند.
با دنبال کردن این مراحل ساده، می توانید یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت ایجاد کنید که به شما در دستیابی به اهداف تجاری خود کمک می کند.
در این مقاله، ایزو فرتاک شما را با عناصر کلیدی نوشتن یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت آشنا می کند، نکاتی را در مورد نحوه نوشتن یک برنامه مدیریت کیفیت ارائه می‌کنیم، و به شما توصیه می‌کنیم که چگونه برنامه مدیریت کیفیت خود را نظارت و بررسی کنید. بنابراین از همین امروز شروع به برنامه ریزی استراتژی مدیریت کیفیت خود کنید!
برنامه مدیریت کیفیت چیست؟
برنامه مدیریت کیفیت سندی است که تعریف می کند چگونه یک سازمان از کیفیت محصولات و خدمات خود اطمینان حاصل می کند. این باید شامل اقداماتی برای شناسایی و اصلاح مشکلات، تعیین اهداف برای عملکرد کیفی و تعیین استانداردهایی برای رفتار کارکنان باشد.
هدف سیستم مدیریت کیفیت کمک به سازمان ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود از طریق بهبود کیفیت محصولات و خدمات است. آنها کمک می کنند تا اطمینان حاصل شود که محصولات و خدمات انتظارات مشتری را برآورده می کنند و می توانند به کاهش خطر دعوا کمک کنند.
یک برنامه مدیریت کیفیت باید متناسب با صنعت و مدل کسب و کار خاص شما باشد. قبل از شروع اجرای طرح‌های بهبود کیفیت، داشتن یک QMP نیز مهم است.
با پیروی از یک برنامه مدیریت کیفیت به خوبی تعریف شده، کسب و کارها می توانند هزینه ها را کاهش دهند و در عین حال اطمینان حاصل کنند که بالاترین سطح رضایت مشتری را فراهم می کنند.
چرا یک باید استراتژی سیستم مدیریت کیفیت ایجاد کنیم؟
مدیریت کیفیت برای هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه، ضروری است. یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت (QMP) می تواند به شما کمک کند تا به قوانین قابل اجرا دست یابید و آن را حفظ کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و تنظیمات لازم را انجام دهید، و رویه ها و بهترین شیوه ها را مستند کنید.
فراتر از انطباق با مقررات، QMP یک بخش اساسی از هر کسب و کار موفق است. مزایای ایجاد QMP فراتر از رعایت الزامات نظارتی است – آنها بخش اساسی هر استراتژی کیفیت محور هستند.
چند دلیل کلیدی برای ایجاد QMP وجود دارد:
- برای رعایت الزامات نظارتی. بسیاری از کسب‌وکارها در بازارهایی فعالیت می‌کنند که در آن مقررات خاصی از آنها خواسته می‌شود که رویه‌های خاصی برای نظارت و مدیریت کیفیت داشته باشند. ایجاد QMP به شما این امکان را می دهد که بدون نیاز به اختراع مجدد چرخ یا صرف زمان و هزینه غیر ضروری برای تحقیق در مورد استانداردهای جدید، به این تعهدات عمل کنید.
- برای دستیابی به نتایج برتر. یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت به خوبی اجرا شده منجر به محصولات با کیفیت بالاتر، افزایش روحیه در نیروی کار شما و رتبه بندی رضایت مشتری بیشتر می شود. این به این دلیل است که همه افرادی که در سازمان شما کار می کنند از استانداردهای کیفیت شرکت و بهترین روش اجرای آنها آگاه هستند و از طریق موفقیت احساس انگیزه می کنند.
- برای بهبود عملکرد سازمانی به طور کلی. با اجرای فرآیندهای موثر در سراسر سازمان خود – از توسعه محصول تا تولید – می توانید عملیات را ساده کنید و در عین حال ارتباطات بین تیم ها را بهبود بخشید و منجر به تصمیم گیری موثرتر شوید.
بنابراین، اگر به دنبال بهبود کیفیت کسب و کار خود هستید، همین امروز با ایجاد یک QMP شروع کنید!
مزایای اجرای طرح مدیریت کیفیت چیست؟
مدیریت کیفیت جزء حیاتی هر کسب و کاری است. می تواند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده به مشتریان کمک کند و منجر به افزایش رضایت و وفاداری شود. در اینجا برخی از مزایای اجرای طرح مدیریت کیفیت آورده شده است:
- تصویر مثبت برند: شهرت خوب برای محصولات و خدمات باکیفیت برای مشاغل بسیار مهم است. پیاده‌سازی QMP می‌تواند به ایجاد تصویر برند شما به عنوان ارائه‌دهنده قابل اعتماد کالاها و خدمات درجه یک کمک کند.
- بهره وری بهبود یافته: هنگامی که ابزارهایی برای ردیابی داده های عملکرد وجود دارد، کارکنان می دانند که برای برآورده کردن مشخصات یا دستیابی به اهداف خاص چه کاری باید انجام دهند. این کار بهره وری را بهبود می بخشد زیرا زمان و منابع تلف شده را برای کارهایی که نتایج تاثیرگذاری ندارند حذف می کند.
- کاهش تصادفات: با اجرای فرآیندها و رویه های استاندارد، شرکت ها می توانند وقوع حوادث ناشی از اشتباه یا سوء تفاهم بین کارکنان را کاهش دهند. این امر هزینه های مرتبط با صدمات یا آسیب های ناشی از حوادث ناگوار در محل کار را کاهش می دهد.
- عملیات کارآمد: اقدامات کنترل کیفیت همچنین منجر به بهبود کارایی عملیاتی می شود زیرا ضایعات ناشی از تغییرات فرآیند یا خطاهای ایجاد شده در طول تولید را به حداقل می رساند.
- بهبود روحیه: زمانی که کارمندان بدانند باید چه کاری انجام دهند و چگونه از آنها انتظار می رود این کار را انجام دهند، تمایل دارند سخت تر کار کنند. یک طرح QM همچنین به جلوگیری از هرگونه مشکل قانونی احتمالی در این مسیر کمک می کند.
- کاهش ضایعات و بهبود کارایی: دانستن اینکه محصولات در کجا به خط تولید ختم می شوند، در زمان و هزینه صرفه جویی می کنند و در عین حال کیفیت محصول را به طور کلی بهبود می بخشند.
- انطباق بهتر با الزامات نظارتی: با پیروی از دستورالعمل‌های خاص برای طراحی محصول، فرآیند تولید، شرایط ذخیره‌سازی و غیره، به احتمال زیاد از تمام استانداردهای ایمنی مربوطه شرکت خود و همچنین قوانین یا مقررات محلی که بر بخش کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد پیروی خواهید کرد.
برای اطلاع از نحوه نوشتن “خط مشی شرکت مربوط به ایزو 9001” اینجا کلیک نمایید.
عناصر کلیدی برای نوشتن یک طرح استراتژی سیستم مدیریت کیفیت چیست؟
ایجاد یک برنامه مدیریت کیفیت می تواند یک کار دلهره آور باشد، اما اگر می خواهید به استانداردهای بالایی در همه زمینه های کسب و کار خود دست یابید، ارزشش را دارد. تعدادی از عناصر کلیدی وجود دارد که یک QMP را تشکیل می دهند، و مهم است که مطمئن شوید آنها را به طور کامل درک کرده اید.
عناصر کلیدی یک طرح QMP عبارتند از:
- فرآیند تضمین کیفیت (QA): این فرآیند با شناسایی اهداف و اهداف محصول یا خدمات و همچنین مشتریان هدف خاص آغاز می شود. سپس، پرسنل QA از روش‌های مختلفی مانند آزمایش، بازرسی و بررسی استفاده می‌کنند تا تأیید کنند که این اهداف محقق شده‌اند.
- مدیریت تامین کننده: تامین کنندگان باید قابل اعتماد بوده و سطوح ثابتی از محصولات یا خدمات با کیفیت را ارائه دهند. آنها همچنین باید بتوانند ضرب الاجل های تحویل را رعایت کنند و اطلاعات مربوط به محصول یا خدمات ارائه شده را حفظ کنند.
- فرآیندها و رویه ها: رویه ها باید به صورت کتبی مستند شوند تا بتوان به راحتی در طول ممیزی یا تحقیقات به آنها اشاره کرد. فرآیندهای مناسب همچنین به کارکنان این امکان را می دهد که در عین پیروی از رویه های استاندارد، کارآمد کار کنند. این به کاهش خطاها به طور کلی کمک می کند.
- منابع: تمام منابع مرتبط با تولید (به عنوان مثال، ماشین آلات، ابزار، پرسنل) باید به درستی ردیابی و مدیریت شوند تا از کارایی بهینه و انطباق با مقررات ایمنی قابل اجرا اطمینان حاصل شود. کنترل مناسب موجودی نیز به جلوگیری از سرقت یا از دست دادن به دلیل سطح موجودی اضافی کمک می کند.
چگونه یک برنامه مدیریت کیفیت بنویسیم؟
مدیریت کیفیت برای هر کسب و کاری ضروری است و نوشتن استراتژی سیستم مدیریت کیفیت نیز از این قاعده مستثنی نیست. برنامه مدیریت کیفیت نقشه راهی است که چگونگی دستیابی یک کسب و کار به اهداف کیفی خود را مشخص می کند. این به شناسایی منابع مورد نیاز برای رسیدن به آن اهداف و همچنین جدول زمانی برای زمان استفاده از آن منابع کمک می کند. پس از تکمیل طرح، باید اعتبارسنجی و به روز رسانی شود تا موثر باقی بماند.
برای کمک به نوشتن یک برنامه مدیریت کیفیت موثر و کارآمد، این راهنما مراحل کلیدی مربوطه را پوشش می‌دهد.
1. کیفیت را تعریف کنید
کیفیت یکی از مهمترین جنبه های کسب و کار است و اطمینان از اینکه مشتریان شما همیشه از محصولات یا خدمات شما راضی هستند ضروری است. با درک اینکه کیفیت برای کسب و کار شما چه معنایی دارد، می توانید استانداردها را تنظیم کنید و پیشرفت را بر اساس آن اندازه گیری کنید. راه های مختلفی وجود دارد که از طریق آنها می توانید به کیفیت دست یابید – از رویه های دقیق تضمین کیفیت تا اقدامات بهبود مستمر.
همچنین لازم است یک جدول زمانی برای اجرا ایجاد شود تا همه چیز از ابتدا تا انتها به آرامی اجرا شود. حفظ استانداردهای بالا در تمام طول مسیر تضمین می کند که مشتریان هر بار که از محصولات یا خدمات شما استفاده می کنند، تجربه لذت بخشی از آنها خواهند داشت.
2. عملکرد کیفی خود را ارزیابی و اندازه گیری کنید
برای هر کسب و کاری که محصولات یا خدمات را تولید یا پردازش می کند، داشتن یک برنامه مدیریت کیفیت (QMP) و سیستم مدیریت کیفیت (QMS) ضروری است. QMP به شناسایی محل وقوع مشکلات کیفیت، تعیین علل و انجام اقدامات مناسب برای اصلاح آنها کمک می کند. باید بر اساس تغییرات در کسب و کار و عملیات آن به طور مرتب به روز شود.
یک QMS باید با تنظیم استانداردها، هماهنگ کردن فعالیت‌های بهبود فرآیند در رشته‌های مختلف درون سازمان، ارائه بازخورد در مورد نتایج به‌دست‌آمده و بهبود مستمر سیستم(های) مدیریت کیفیت، از QMP پشتیبانی کند.
بسته به اینکه چه اطلاعاتی برای ارزیابی هر حوزه عملیاتی مفیدتر است، روش های مختلفی برای اندازه گیری عملکرد کیفیت وجود دارد. برخی اقدامات ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- رشد درآمد – آیا فروش سال به سال افزایش می یابد؟ آیا این نرخ با روندهای گذشته مطابقت دارد؟ چه عواملی ممکن است به این روند کمک کند؟
- نرخ رضایت از محصول – رتبه بندی مشتریان چگونه با استفاده واقعی از محصول مقایسه می شود؟ آیا مناطقی وجود دارد که مشتریان ناراضی به طور نامتناسبی در آن حضور دارند؟ چرا آنها تصمیم گرفتند محصول یا خدمات ارائه شده را خریداری نکنند؟)
- میزان خطا – در طی مراحل خاص تولید (تهیه، ساخت، حمل و نقل) چه تعداد خطا رخ داده است؟ کدام محصولات یا خدمات بالاترین میزان خطا را دارند؟)
- زمان صرف شده برای انجام وظایف در مقابل زمان صرف شده برای دستیابی به نتایج – آیا کل ساعات کار در ماه‌ها/سال‌های اخیر نسبتاً ثابت بوده و در عین حال نتایج مؤثرتری به دست آمده است؟
3. فرآیند را برای اطمینان از حفظ کیفیت کنترل کنید
کیفیت یکی از حیاتی ترین جنبه های هر کسب و کاری است. اگر حفظ نشود، مشتریان به سرعت به محصول یا خدمات شما اعتماد می کنند و این می تواند منجر به کاهش فروش شود. اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان سرپا بماند و بارها و بارها انتظارات مشتری را برآورده کند، تعدادی از اقدامات مدیریت کیفیت وجود دارد که باید انجام دهید.
یک برنامه مدیریت کیفیت همه این اقدامات را به طور سیستماتیک ترسیم می کند – از ایجاد استانداردها تا اطمینان از اینکه فرآیندها همیشه به درستی دنبال می شوند. با پیروی از این رویکرد، شانس بسیار بیشتری برای ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت بالا به موقع و بدون خطا در هر بار خواهید داشت.
4. در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را برنامه ریزی کنید
مدیریت کیفیت به معنای تضمین کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده به مشتریان است. اگر می خواهید کسب و کار شما محصولات و خدمات باکیفیت ارائه دهد، داشتن یک برنامه مدیریت کیفیت مهم است.
این طرح مراحلی را که باید برای برآورده شدن استانداردهای محصول یا خدمات شرکت انجام شود، فهرست می کند.
همچنین اقدامات اصلاحی را مشخص می‌کند که باید در هنگام اشتباه انجام شود – چه به دلیل خطای انسانی، مواد معیوب یا هر نوع مشکل دیگری باشد. با پیروی از یک برنامه مدیریت کیفیت، کسب و کارها می توانند از بلایای پرهزینه جلوگیری کنند و انتظارات خود را بهتر با مشتریان خود مدیریت کنند.
5. برنامه مدیریت کیفیت خود را در صورت نیاز بررسی و به روز کنید
مدیریت کیفیت بخش اساسی هر کسب و کاری است و تضمین کیفیت تنها عامل مهم در دستیابی به موفقیت است. یک برنامه مدیریت کیفیت خوب (QMP) با ارائه نقشه راه برای بهبود مستمر به شما کمک می کند تا به این هدف برسید.
مهم است که به صورت دوره ای برنامه مدیریت کیفیت (QMP) خود را در صورت نیاز بررسی و به روز کنید. این تضمین می کند که شما در حال نظارت و تنظیم فرآیندهای خود در صورت لزوم برای اطمینان از بالاترین کیفیت محصولات یا خدمات هستید. در اینجا چند نکته برای انجام این کار وجود دارد:
- اهداف QMP خود را مرور کنید و مطمئن شوید که همچنان با اهداف کلی شرکت شما همسو هستند.
- ارزیابی کنید که چقدر به هر هدفی می رسید و هر گونه تغییر یا به روز رسانی لازم را در صورت نیاز در برنامه انجام دهید.
- اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان – از رهبری ارشد گرفته تا کارمندان خط مقدم – از سیاست‌ها، رویه‌ها و انتظارات QC آگاه هستند، بنابراین همه بدانند که در مورد تضمین کیفیت (QA) چه کاری باید انجام شود.
- به طور دوره ای فرآیندهای مورد استفاده در ارتباط با فعالیت های تولیدی یا آزمایشی را ارزیابی کنید و به دنبال راه هایی برای بهبود کارایی و دقت در عین حفظ استانداردهای انطباق باشید.
نکاتی برای نوشتن برنامه مدیریت کیفیت
وقتی نوبت به نوشتن یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت می رسد، باید چند نکته را در نظر داشت. اول از همه، مطمئن شوید که QMP به کسب و کار شما مرتبط است. چیزی ننویسید که خودتان نمی خواهید آن را عملی کنید. ثانیا، هنگام توصیف هر مرحله از فرآیند، مشخص باشید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز به اندازه کافی برای بازرسان یا سایر ذینفعانی که ممکن است در طول ممیزی یا بازرسی نیاز به مستندات داشته باشند، جزئیات کافی دارد.
در نهایت، در مورد میزان زمان و تلاشی که برای تکمیل QMP نیاز دارید واقع بین باشید – کارهایی را که می توان در مدت زمان کوتاهی انجام داد، دست کم نگیرید و میزان کار مورد نیاز برای برنامه ریزی جامع را دست کم نگیرید.
در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که باید هنگام توسعه QMP خود در نظر داشته باشید:
- با در نظر گرفتن پایان شروع کنید. می خواهید QMP شما به چه چیزی برسد؟ هنگامی که چشم انداز روشنی از هدف خود داشتید، پیش نویس اهداف و اهداف خاصی را شروع کنید که به شما در رسیدن به آن اهداف کمک می کند.
- اعضای تیم خود را که مسئول پیاده سازی و اجرای QMP شما هستند مشخص کنید. چه کسی با اهداف و مقاصد آن موافق است؟ نقش ها و مسئولیت ها را ایجاد کنید تا همه نقش و مسئولیت های خود را بدانند. این تضمین می کند که تمام بخش های فرآیند به آرامی و بدون درگیری انجام می شود.
- QMP خود را حول ارزیابی ریسک، پیشگیری، پاسخ، کاهش، بررسی/بررسی (RI/R)، افزایش آگاهی/آموزش و برنامه های بهبود (IP) ساختار دهید. ریسک می‌تواند از منابع مختلفی ناشی شود – عوامل داخلی یا خارجی، اقدامات برنامه‌ریزی‌شده یا برنامه‌ریزی نشده – بنابراین مهم است که همه آنها را با جزئیات در برنامه خود پوشش دهید. و در نهایت…
- اگر می‌خواهید موفقیت را در تمام زمینه‌های عملیاتی تضمین کنید، بررسی و به‌روزرسانی منظم برنامه مدیریت کیفیت بسیار مهم است!
چگونه یک برنامه مدیریت کیفیت را اجرا کنیم؟
هیچ پاسخ یکسانی برای این سوال وجود ندارد، زیرا برنامه مدیریت کیفیت (QMP) برای یک کسب و کار خاص بسته به نیازها و اهداف خاص آن کسب و کار متفاوت خواهد بود. با این حال، چند نکته کلی وجود دارد که می تواند به ایجاد یک QMP موثر کمک کند.
- چشم انداز و ماموریت شرکت خود را به وضوح تعریف کنید: اولین گام در ایجاد هر QMP این است که بفهمید می خواهید چه چیزی به آن برسد. بدون درک روشنی از جهت گیری، تعیین اینکه چه اقداماتی باید انجام شود تا اهداف یا ارزش های شرکت به خطر نیفتد، دشوار خواهد بود. چشم انداز و بیانیه ماموریت خود را بنویسید و مطمئن شوید که همه افراد درگیر آن ها را به طور صریح و ضمنی درک می کنند.
- معیارها را تعیین کنید: هنگامی که یک هدف مشخص دارید، تعیین اهداف قابل اندازه گیری برای ارزیابی اینکه آیا پیشرفت کلی حاصل شده است یا خیر، مهم است. استفاده از معیارهای عملکرد مانند حاشیه سود، رتبه‌بندی رضایت مشتری، سطح بهره‌وری کارکنان و غیره می‌تواند مفید باشد، اما مطمئن شوید که آنها مرتبط و منعکس‌کننده نتایج دنیای واقعی هستند، در غیر این صورت، بی‌فایده خواهند بود.
- ایجاد سیستم‌های اندازه‌گیری: برای اطمینان از ردیابی دقیق پیشرفت در طول مسیر، هر بخش باید سیستم‌های خود را برای اندازه‌گیری نتایج ایجاد کند که اغلب با عباراتی مانند «داشبورد»، «کارت امتیاز» یا صرفاً «متریک» به آنها اشاره می‌شود. این امر به همه ذینفعان از مدیریت ارشد تا کارکنان منفرد اجازه می دهد تا به اطلاعاتی در مورد محل مشارکت آنها در بافت بزرگتر سازمان دسترسی داشته باشند.
نتیجه
پس از خواندن راهنمای جامع (1) نوشتن طرح استراتژی سیستم مدیریت کیفیت، به خوبی برای اجرای یک برنامه مدیریت کیفیت برای کسب و کار خود مجهز خواهید شد. با دنبال کردن مراحل کلیدی ذکر شده، می توانید به مزایای ذکر شده در بالا دست یابید. حتماً این صفحه را برای مراجعات بعدی نشانه گذاری کنید و اگر سؤال یا پیشنهادی در مورد نوشتن یک برنامه مدیریت کیفیت دارید با ما در میان بگذارید. ما دوست داریم کمک کنیم!
سوالات متداول
تعریف استراتژی سیستم مدیریت کیفیت چیست؟
برنامه مدیریت کیفیت سندی است که تعریف می کند چگونه یک سازمان از کیفیت محصولات و خدمات خود اطمینان حاصل می کند. این باید شامل اقداماتی برای شناسایی و اصلاح مشکلات، تعیین اهداف برای عملکرد کیفی و تعیین استانداردهایی برای رفتار کارکنان باشد.
چرا یک باید استراتژی سیستم مدیریت کیفیت ایجاد کنیم؟
مدیریت کیفیت برای هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه، ضروری است. یک استراتژی سیستم مدیریت کیفیت (QMP) می تواند به شما کمک کند تا به قوانین قابل اجرا دست یابید و آن را حفظ کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و تنظیمات لازم را انجام دهید، و رویه ها و بهترین شیوه ها را مستند کنید.
