ISO 30301 – سیستم مدیریت سوابق – MSR مخفف چیست؟
استاندارد ISO 30301:2019 چیست؟ – این سند الزاماتی را که باید توسط یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) به ترتیب برآورده شود را مشخص می کند. ایزو 30301 سیستم مدیریت انطباق به سازمان ها برای دستیابی به مأموریت، استراتژی و اهداف مشخص شده کمک میکند.
سری ISO 30300 چارچوب حاکمیتی را برای مدیریت اطلاعات و ایجاد و کنترل سوابق فراهم میکند و الزامات زیر را ایجاد میکند:
- خط مشی و رویه ها
- تعیین نقش ها و مسئولیت ها
- طراحی و اجرای MSR (سیستم مدیریت سوابق)
- ارزیابی عملکرد و تعیین چگونگی بهبود
ما از طریق این مقاله در مورد اینکه پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت سوابق چه کمکی به سازمان ها می کند اطلاعاتی مکتوب کرده ایم. شما می توانید با اجرای یک سیستم MSR از مزایای اخذ گواهینامه ایزو 30301 بهره مند شوید.
ISO 30301:2019 – الزامات سیستم های مدیریت برای سوابق (MSR)
مجموعه استانداردهای ISO 30300 سیستم های مدیریت سوابق (MSR) برای دستیابی به اهداف زیر ایجاد شده است:
- مدیریت سوابق را به موفقیت و مسئولیت پذیری سازمانی مرتبط کنید.
- تجهیز مدیریت به ابزارهای مؤثر برای ایجاد و کنترل سیستماتیک و قابل تأیید سوابق.
- از سازمان هایی که استانداردهای سیستم های مدیریت ISO را اجرا می کنند با رسیدگی به الزامات مدیریت سوابق آنها حمایت کنید.
«سیستم مدیریت» به چگونگی مدیریت بخش‌های مختلف کسب‌وکار سازمان برای دستیابی به اهدافش اشاره دارد. MSR یک سیستم مدیریتی خاص است که برای کنترل سوابق طراحی شده است. استانداردهای ISO 30300 بخشی از خانواده استانداردهای سیستم های مدیریت ISO (MSS) هستند.
این استانداردها مراحل ثابت و قابل تکراری را ایجاد می کنند که سازمان ها آگاهانه برای دستیابی به اهداف خود دنبال می کنند و یک فرهنگ سازمانی ایجاد می کنند که به طور مستمر عملیات و فرآیندها را ارزیابی، تصحیح و بهبود می بخشد. این امر از طریق افزایش آگاهی کارکنان و رهبری و تعهد مدیریت قوی حاصل می شود. یک اصل کلیدی این است که تمام استانداردهای MSS می توانند به صورت یکپارچه با هم کار کنند.
سری ISO 30300 ارتباط نزدیکی با ISO 15489 دارد – قسمت 1: 2016 مدیریت سوابق: مفاهیم و اصول، که چارچوب حاکمیتی را برای اجرای بهترین شیوه ها در مدیریت سوابق فراهم می کند. این شکل روابط بین سری ISO 30300 و سایر استانداردها، مشخصات فنی و گزارش های فنی منتشر شده توسط ISO TC46/SC11 را نشان می دهد.
دو استاندارد مختلف در این سری وجود دارد:
- ISO 30301: 2019. سیستم های مدیریت برای سوابق – الزامات استاندارد مرکزی است که عناصر لازم برای اجرای چارچوب حاکمیتی را ترسیم می کند. هر یک از الزامات به گونه ای تنظیم شده است که می توان به راحتی از طریق خودارزیابی، تأیید توسط شخص دوم، یا ممیزی و تأیید توسط یک شخص ثالث مستقل، مطابقت را بررسی کرد. الزامات در بخش های مختلف ارائه شده است و ساختار ISO 30301 از یک رویکرد فرآیندی پیروی می کند.
- ISO 30302:2022 سیستم‌های مدیریت برای سوابق – دستورالعمل‌های پیاده‌سازی راهنمایی‌هایی را برای پیاده‌سازی MSR (1) که با ISO 30301 همراستا است ارائه میکند. مراحل لازم برای طراحی، پیاده‌سازی و نظارت بر MSR را تشریح میکند.
سری ISO 30301 برای کمک به سازمان‌ها در هر اندازه و نوع و همچنین گروه‌هایی از سازمان‌ها با فعالیت‌های تجاری مشترک برای پیاده‌سازی، بهره‌برداری و ارتقای چارچوب حاکمیتی مؤثر برای مدیریت سوابق طراحی شده است.
گواهینامه ISO 30301 – اطلاعات و اسناد – سیستم های مدیریت سوابق – الزامات
این سند الزاماتی را مشخص می کند که باید توسط یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) به منظور حمایت از یک سازمان در دستیابی به مأموریت، مأموریت، استراتژی و اهداف خود برآورده شود. به توسعه و اجرای یک سیاست و اهداف سوابق می پردازد و اطلاعاتی در مورد اندازه گیری و نظارت بر عملکرد ارائه می دهد.
یک MSR می تواند توسط یک سازمان یا بین سازمان هایی که فعالیت های تجاری مشترک دارند ایجاد شود. در سراسر این سند، اصطلاح “سازمان” به یک سازمان محدود نمی شود، بلکه ساختارهای سازمانی دیگر را نیز در بر می گیرد. مشابه ساختار سیستم های مدیریتی که در سایر استانداردهای بین المللی به آن اشاره شده است، به عنوان مثال ISO 9001 و ISO 14001. ISO 30301:2019 دستورالعمل های اساسی برای یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) را مشخص می کند.
این دارای طیف گسترده ای از کاربرد است، زیرا می تواند توسط هر سازمانی که قصد ایجاد، پیاده سازی، حفظ و بهبود یک MSR را برای حمایت از کسب و کار خود، اطمینان از انطباق با خط مشی سوابق اعلام شده آن، و نشان دادن انطباق با انجام خودارزیابی یا اظهارنامه خود، به دنبال تایید خوداظهاری خود توسط یکی از طرفین گواهی کننده MSR توسط یک طرف گواهی کننده MSR به سازمان، مورد استفاده قرار گیرد. r که پس از تأیید اینکه سازمانی با الزامات ISO 30301 مطابقت دارد، گواهی ISO 30301 را صادر می کند.
اجرای الزامات ایزو 30301 چه کمکی به کسب وکارها می کند؟
اجرای الزامات ایزو 30301 برای کمک به سازمان ها در پیاده سازی، بهره برداری و بهبود یک سیستم مدیریت کارآمد برای سوابق (MSR) توسعه یافته است. سیستم مدیریت سوابق به عنوان راهنمایی برای سازمان ها برای توسعه سیاست ها و اهداف در مورد سوابق عمل می کند.
ISO 30301، به عنوان یک سیستم مدیریت سوابق، به عنوان راهنمایی برای سازمان ها برای توسعه سیاست ها و اهداف در مورد سوابق عمل می کند. با استفاده از مسئولیت های تعریف شده، فرآیندهای سیستماتیک، فرآیندهای ارزیابی و بهبود، سازمان ها را در دستیابی به این اهداف یاری می دهد.
اجرای یک خط مشی سوابق صرفا بر اساس الزامات سازمان منجر به تشکیل اطلاعات و شواهد قابل اعتماد در مورد فرآیندها و فعالیت های تجاری می شود. علاوه بر این، اجرای این سوابق تا زمانی که ذینفعان نیاز داشته باشند در دسترس خواهد بود. با دریافت گواهینامه ISO 30301، به سازمان خود کمک می کنید تا با موفقیت شیوه های سیستم های مدیریت برای سوابق را پیاده سازی کند. در نتیجه، به شما این فرصت داده می شود تا حرفه حرفه ای خود را ارتقا دهید، به طوری که به طور بالقوه فرصت های شغلی بهتر و درآمد بالاتری خواهید داشت.
مزایای اخذ گواهینامه ایزو 30301 چیست؟
با دریافت گواهینامه ISO 30301، شما قادر خواهید بود:
- افزایش کارایی
- کمک به توسعه سیاست ها
- به سازمان برای اجرای MSR کمک کنید
- کسب مزیت رقابتی
- افزایش اثربخشی
- بهترین شیوه های ثبت را تبلیغ کنید
- کمک به سازمان برای بهبود عملکرد
- به سازمان کمک کنید تا داده ها را حفظ کند
- به بهبود مستمر کمک کنید
نحوه اخذ گواهینامه ایزو 30301 چگونه است؟
ممکن است دریافت گواهینامه ISO 30301:2019 برای حفظ سیستم مدیریت انطباق مهم باشد. شما باید الزامات و دستورالعمل های سیستم مدیریت انطباق (MSR) را در سازمان خود پیاده سازی نمایید و یک مرجع صدور گواهینامه ایزو معتبرISO Certification Authority را شناسایی کنید. نهادهای صادر کننده ایزو شما را ممیزی و سپس گواهینامه ایزو 30301 را برای شما صادر می کنند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
پرسش های متداول
استاندارد ISO 30301:2019 چیست؟
این سند الزاماتی را که باید توسط یک سیستم مدیریت سوابق (MSR) به ترتیب برآورده شود را مشخص می کند. ایزو 30301 سیستم مدیریت انطباق به سازمان ها برای دستیابی به مأموریت، استراتژی و اهداف مشخص شده کمک میکند.
مزایای اخذ گواهینامه ایزو 30301 چیست؟
– افزایش کارایی
– کمک به توسعه سیاست ها
– به سازمان برای اجرای MSR کمک کنید
– کسب مزیت رقابتی
– افزایش اثربخشی
– بهترین شیوه های ثبت را تبلیغ کنید
– کمک به سازمان برای بهبود عملکرد
– به سازمان کمک کنید تا داده ها را حفظ کند
– به بهبود مستمر کمک کنید
