ایجاد خط مشی کیفیت

از برخی جهات، نوشتن یک خط مشی کیفیت به نظر یک فرآیند ساده است. با این حال، از جهات دیگر، اطمینان از موثر بودن این سیاست در کمک به موفقیت شرکت شما می تواند کاری دلهره آور به نظر برسد. ممکن است از خود بپرسید: هنگام ایجاد خط مشی کیفیت شرکت باید به چه چیزهایی فکر کنیم؟، یا اینکه چگونه یک خط مشی کیفیت برای شرکت بنویسیم.

برای پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت در شرکت خود باید اطلاعات کاملی در مورد متن استاندارد ایزو 9001 داشته باشید. صراحتاً در بند 5 قسمت 5.2 مکتوب شده که مشخص شدن خط مشی کیفیت مهمترین موضوع در بحث استراتژی شرکت و پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) می باشد. بنابراین، ایجاد خط مشی کیفیت یکی از مهمترین گام ها برای استقرار الزامات سیستم مدیریت کیفیت است.

ممکن است برای شما سوال به وجود آید که، خط مشی کیفیت چیست؟

مدیرعامل شرکت ها یا سازمان ها مسئول ایجاد خط مشی کیفیت شرکت خود هستند. مدیریت عالی مسئول ایجاد، بازنگری و حفظ خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت است. خط مشی کیفیت باید مبتنی بر اهداف و ارزش های شرکت باشد و متناسب با هدف و زمینه سازمان باشد. این سیاست باید تعهد به بهبود مستمر را نشان دهد. خط مشی کیفیت باید در سراسر سازمان ابلاغ، درک و اعمال شود.

در ادامه به این موضوع می پردازیم که، چگونه یک خط مشی کیفیت برای شرکت ایجاد کنیم و آن را در شرکت برقرار کنیم. با ما همراه شوید

بیشتر بخوانیم: اصول سیستم مدیریت کفیت “ایزو 9001” چیست؟

چگونه خط مشی کیفیت ایجاد کنیم و از آن بهره مند شویم؟

استاندارد ایزو 9001 یک الزام سیاست کیفیت بسیار خاص دارد. بند 5.2 این استاندارد دستوراتی را برای آنچه که باید در این سند گنجانده شود، با ساختار، نقش ها و مسئولیت ها شروع می کند، و علاوه بر این تعریف می کند که چگونه باید در یک سازمان ارتباط برقرار شود. در اینجا مهم است که تأکید کنیم وقتی می‌گویم سند، به این دلیل است که خط ‌مشی باید به ‌عنوان اطلاعات مستند نگهداری شود. اگر هنوز در مورد ایجاد خط مشی کیفیت برای شرکت خود سؤالی دارید برای توضیح به ادامه مقاله توجه کنید.

خط مشی کیفیت احتمالاً مهم ترین گام در اجرای یک QMS موثر است. ایجاد خط مشی کیفیت یک بیانیه مستند و در دسترس عموم است که نشان دهنده تعهد و قصد سازمان برای اطمینان از رضایت مشتری است.

بیشتر بخوانید: متن فارسی استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015.

سیاست کیفیت چگونه در یک سازمان ایجاد می شود؟

خط مشی کیفیت باید تضمین کننده تعهد به انجام کلیه الزامات شرکت و ذینفعان باشد تا به طور مستمر نتایج شرکت شما را بهبود بخشد. قبل از ایجاد خط مشی، مهم است که زمینه سازمان و فرآیندهای خاص را بررسی کنید و به وضوح مشخص کنید که خط مشی کیفیت به چه هدفی دست می یابد، تا اطمینان حاصل گردد که از جهت گیری استراتژیک شرکت پشتیبانی می کند.

شرح خط مشی کیفیت باید تعهد مدیریت را نشان دهد، متناسب با هدف سازمان باشد و یک سیستم مرجع برای تعیین اهداف ارائه دهد. از طریق این خط مشی است که همه ذینفعان، مانند مشتریان، تامین کنندگان، کارکنان و سهامداران، در میان دیگران، از نحوه تفکر و اعمال کیفیت روزانه شرکت در مورد شرکت آگاه خواهند شد.

خط مشی ایجاد شده ممکن است مکرراً در طول ممیزی های کیفیت که توسط مرجع صدور گواهینامه ایزو انجام می شود، مورد بازبینی و تغییرات قرار گیرد و به منظور تضمین سازگاری اهداف، تحلیل انتقادی با خط مشی همانطور که بیان شده است، آزمایش می شود. به همین دلیل بسیار مهم است که متن شما واضح باشد و حاوی عبارات بیش از حد رسمی و گیج کننده ای نباشد که نشان دادن، اندازه گیری یا دستیابی به آنها دشوار است.

هنگام ایجاد خط مشی کیفیت در سازمان، مهم است که استراتژی ها و ویژگی های شرکت خود را در نظر داشته باشید. کپی کردن الگوها و نمونه ‌ها از اینترنت ممکن است منعکس کننده جهت و اهداف استراتژیک سازمان نباشد و سیستم مدیریت شما را دچار مشکل کند و در عین حال مطمئناً منجر به عدم انطباق در ممیزی‌ های شما شود.

بیشتر بخوانید: اخذ گواهینامه ایزو 9001 معتبر تحت اعتبار IAF.

سیاست کیفیت و بهبود مستمر آن:

سیاست و استراتژی شرکت در ایجاد خط مشی کیفیت باید به گونه ای تعریف شود که به بهبود مستمر کیفیت در شرکت منجر شود. به عبارت دیگر، سازمان باید هر زمان که لازم است آن را تجدید نظر کند تا تضمین کند که هرگونه تغییر در زمینه، ذینفعان یا الزامات در خط مشی کیفیت منعکس می شود.

خط مشی کیفیت و مدیریت عالی:

مدیریت عالی مسئول ایجاد، اجرا و حفظ خط مشی کیفیت است. علاوه بر این، این رهبر یا این رهبران باید تضمین کنند که مسئولیت ‌ها و اختیارات برای نقش ‌های مربوطه در سازمان تخصیص داده شده، ارتباط برقرار و درک می‌شود.

این بدان معنی است که مدیریت ارشد باید به طور کامل در هر مرحله خط مشی مشارکت داشته باشد: ایجاد، تجدید نظر و افشا. اگرچه اجباری نیست، اما طبیعی است که یک سازمان تعهد مدیران خود را با امضای یک تأییدیه خط مشی توسط مدیریت ارشد نشان دهد.

ابلاغ خط مشی کیفیت:

همه کارکنان باید از خط مشی کیفیت آگاه باشند و سازمان باید اطمینان حاصل کند که الزامات آن درک، اجرا و حفظ شده است. نحوه علنی شدن خط مشی برای عموم بسته به مکان می تواند متفاوت باشد. در زیر نمونه‌ هایی از روش‌ هایی وجود دارد که دیده ‌ام شرکت‌ ها هنگام افشا و افزایش آگاهی در مورد خط ‌مشی استفاده می‌کنند:

• بنر در ورودی موسسه.
• توضیحات روی نشان های شناسه کارمند.
• توضیحات روی والپیپر تلفن همراه و کامپیوتر شرکتی.
• نسخه های کنترل شده در مکان هایی با ترافیک سنگین کارکنان توزیع می شود.
• توضیحات در سایت شرکت.

مهم است که آموزش مداوم برگزار کنید تا بتوانید تمامی ذینفعان را آگاه نسبت به خط مشی شرکت خود کنید و توضیح دهید که چگونه هر یک از الزامات خط ‌مشی در شرکت شما اندازه‌گیری و کنترل می‌شود، و ارزیابی‌ های پراکنده از نحوه بذر این دانش در بین کارکنان شما انجام می‌شود.

اگر شرکت شما کارخانه دارد، یک نکته ارزشمند این است که صرفاً روی کارکنان عملیات تولید تمرکز نکنید، زیرا تجربه شخصی من نشان داده است که کارمندان اداری اغلب نمی توانند به طور واضح خط مشی را برای حسابرس توضیح دهند.

همچنین به خاطر داشته باشید که این باید به همه افرادی که برای و از طرف سازمان شما کار می کنند، مانند پیمانکاران فرعی، کارگران موقت و کارگران از راه دور، اطلاع رسانی شود. هر یک از آنها باید از شغل و مسئولیت خود در رابطه با سیاست آگاه باشند.