زمینه سازمان چیست؟

برای اینکه شواهد مطابق با ISO باشد باید نشان دهد که سازمان شما در حال بررسی مسائل داخلی و خارجی (زمینه) در فواصل زمانی دوره ای است که ممکن است بر کسب و کار شما تأثیر بگذارد.

فهرست

• زمینه سازمان چیست؟
• چارچوب رویه سازمان چیست؟
• زمینه – نمونه هایی از مسائل سازمانی
• رهبری و تعهد
• تحلیل زمینه
• مسائل داخلی
• مسائل خارجی
• خلاصه

زمینه داخلی و خارجی مسائل سازمان عبارتند از:

• در داخل اقتصاد چه می گذرد؟
• از نظر سیاسی در محیطی که ما در آن فعالیت می کنیم چه اتفاقی می افتد؟
• با تغییرات در قوانین چه اتفاقی می افتد؟
• با توجه به مسائل زیست محیطی چه اتفاقی می افتد؟
• از نظر فناوری چه اتفاقی می افتد که می تواند بر کارهای ما تأثیر بگذارد؟
• از نظر اجتماعی و فرهنگی در بازارهایی که ما در آن فعالیت می کنیم چه اتفاقی می افتد؟

چارچوب رویه سازمان چیست؟

هدف از چارچوب رویه سازمان، تشریح فرآیند سازمان شما برای شناسایی و تعیین مسائل داخلی و خارجی، الزامات طرف های ذینفع، فرآیندهایی است که به سیستم مدیریت مربوط می شود و جهت گیری استراتژیک را تحت تاثیر قرار می دهد. ) و هدف عملیاتی ما (آنچه می سازیم و انجام می دهیم).

زمینه – نمونه هایی از مسائل سازمانی

خارجی: مسائل فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، مقرراتی، مالی، اقتصادی، طبیعی و رقابتی، اعم از بین المللی، ملی، منطقه ای یا محلی.

داخلی: فعالیت های سازمان، محصولات، خدمات، جهت گیری استراتژیک و قابلیت ها (افراد، دانش، فرآیندها، سیستم ها)

شما باید مسائل داخلی و خارجی مختلفی را که معمولاً در نوع سازمان شما تجربه می شود را تعیین و درک کنید که می تواند تأثیرات مثبت یا منفی داشته باشد.

نحوه مستندسازی مسائل داخلی و خارجی

ما پیشنهاد می کنیم از یک ماتریس زمینه و طرف های ذینفع برای مستندسازی هر گونه مسائل خارجی و داخلی مرتبط با هدف عملیاتی و جهت استراتژیک سازمان که ممکن است بر توانایی آن برای دستیابی به نتیجه مورد نظر سیستم مدیریت تأثیر بگذارد، استفاده کنید.

برای ارزیابی اینکه آیا سازمان شما درک مفهومی و سطح بالایی از مسائل داخلی و خارجی خود دارد که بر توانایی آن در دستیابی به نتایج مورد نظر تأثیر می گذارد، چه به صورت مثبت یا منفی، باید فرآیندهای مورد استفاده سازمان خود را برای شناسایی داخلی و خارجی توصیف کنید و به تمام شواهد عینی، از جمله نمونه هایی از این موضوعات اشاره کنید.

رهبری و تعهد

استانداردها مشخص نمی‌کنند که مسائل داخلی و خارجی، یا نظارت و بررسی آنها، مستند باشد، بنابراین ممکن است «فهرست مسائل» یا سوابق بررسی‌ها وجود نداشته باشد. با این حال، اطلاعات را می توان از طریق مصاحبه با مدیریت ارشد مربوطه در رابطه با زمینه سازمان شما و جهت گیری استراتژیک آن، مسائل و شرایط شناسایی شده، و اینکه چگونه ممکن است بر نتایج مورد نظر سیستم مدیریت تاثیر بگذارد، به دست آورد.

شواهد را جمع آوری کنید تا اطمینان حاصل کنید که سازمان شما به طور منظم مسائل خارجی و داخلی خود را بررسی و به روز می کند.

تحلیل زمینه

اگرچه هیچ الزامی در استانداردهای ISO و اطلاعات مستند برای تعریف زمینه سازمان وجود ندارد، اما سازمان با حفظ انواع اطلاعات مستند ذکر شده در زیر انطباق خود را نمایش می دهد:

برنامه های تجاری و بررسی استراتژی

• تحلیل رقبا
• گزارش های اقتصادی از بخش های تجاری یا گزارش های مشاور
• تجزیه و تحلیل SWOT برای مسائل داخلی
• تجزیه و تحلیل PESTLE برای مسائل خارجی
• فهرست مسائل و شرایط خارجی و داخلی
• برنامه های عملیاتی QMS و اهداف
• گزارش های سالانه

صورتجلسه جلسات (بررسی مدیریت و به عنوان مثال صورتجلسه بررسی طراحی)

نقشه های فرآیند، جداول، صفحات گسترده، نمودارهای نقشه ذهنی

بررسی زمینه سازمان شما می تواند شامل مصاحبه با مدیریت ارشد، پرسشنامه، نظرسنجی، تحقیق، محرک ها و روندها، شاخص های عملکرد، ممیزی داخلی، تجزیه و تحلیل شکاف و بهبود مستمر، عدم انطباق و اقدامات اصلاحی و ابزارهای تحلیل باشد.

ورودی متقابل برای تخصص خاص مورد نیاز برای شناسایی وسعت کامل موضوعات مانند امور مالی، آموزش، منابع انسانی، تجاری، مهندسی و طراحی و غیره ضروری است.

این مسئله نه تنها درک گسترده‌تری از زمینه را تضمین می‌کند، بلکه تعامل گسترده‌تری را نیز تضمین می‌کند، به‌ویژه با آن دسته از کارکردهایی که قبلاً با QMS درگیر نبوده‌اند.

مطالعه بیشتر: اخذ گواهینامه ایزو 9001

مسائل داخلی

با استفاده از یک الگوی تحلیل SWOT، نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای سازمان خود را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنید.

نقاط قوت مشخصه های سازمان ما هستند که امکان عملیات کارآمدتر و موثرتر از رقبا را فراهم می کنند. مثلا:

• سازمان ما چه کاری را به خوبی انجام می دهد؟
• کسب و کار ما چه مزیت هایی نسبت به سایر بخش های داخلی یا سازمان های خارجی از جمله رقبا دارد؟
• چه چیزی سازمان ما را از رقبا متمایز می کند؟

نقاط ضعف حوزه هایی هستند که به عنوان نیاز به بهبود شناخته می شوند. در نظر گرفتن:

• چه کاری می توان بهتر انجام داد؟
• چه چیزی باعث مشکلات یا شکایات می شود (اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل علت ریشه ای)؟
• کدام قابلیت ها برای آینده نیاز به اصلاح، تقویت یا واگذاری دارند؟

فرصت ها، که در حال ظهور هستند، شرایط یا فرصت های تجاری که ممکن است از آنها استفاده شود. به عنوان مثال.

• تغییرات در تکنولوژی یا بازارها چیست؟
• چه رویدادهای محلی و جهانی ممکن است مفید باشد؟
• تغییرات در ارزش های مشتری/اجتماعی چیست؟

تهدیدها می توانند خارجی یا داخلی باشند و هر چیزی هستند که می توانند بر تجارت یا عملیات تأثیر منفی بگذارند. تهدیدهای خارجی می تواند اقتصادی، قوانین جدید یا حتی یک رقیب جدید در بازار باشد. تهدیدهای داخلی می تواند کمبود مهارت کارکنان در سازمان ما باشد. مثلا:

• چه موانعی برای عملیات مداوم وجود دارد؟
• آیا رقبای بالقوه ای برای کسب و کار وجود دارد؟
• چه کسی ممکن است رقیب جدید باشد؟
• آیا تغییرات بالقوه ای در کارکنان، محصولات، خدمات یا فناوری وجود دارد که می تواند عملیات یا تجارت را تهدید کند؟

مطالعه بیشتر: تشخیص گواهینامه اصلی از جعلی

مسائل خارجی

رویکرد کارگاهی اغلب اجازه می دهد تا ایده ها به اشتراک گذاشته شود و راهی موثر و کارآمد برای دستیابی به یک نتیجه ارزشمند ارائه شود. این کارگاه می تواند صرفاً یک بحث در مورد شناسایی موضوعاتی باشد که می توان با استفاده از تحلیل های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فناوری، حقوقی و زیست محیطی (PESTLE) ترسیم کرد.

از نظر سیاسی در محیطی که ما در آن فعالیت می کنیم چه اتفاقی می افتد؟

• سیاست های معاملاتی
• بودجه، کمک های مالی و ابتکارات
• گروه های لابی/فشار بازار خانگی
• گروه های فشار بین المللی
• جنگ و درگیری
• سیاست های دولت، دوره و تغییر
• روابط و نگرش های بین کشوری
• گرایش های سیاسی
• مسائل سیاسی داخلی
• نیازها و خواسته های سهامداران

با توجه به مسائل زیست محیطی  چه اتفاقی می افتد؟

• شرایط عمومی بازار که بر تجارت تأثیر می گذارد
• جهت بازار
• مسائل زیست محیطی
• مقررات زیست محیطی
• ارزش های ذینفع/سرمایه گذار
• نیاز به محصولات و خدمات سازمان در بازار
• فرصت های فناوری بازار مشتری
• رقبا و تفاوت بین رقبا
• رقابت پذیری سازمان و آنچه بر توانایی آن در رقابت تأثیر می گذارد
• مشکلات و شکایات مشتریان با محصولات و خدمات فعلی

از نظر فناوری چه اتفاقی می افتد که می تواند بر کارهای ما تأثیر بگذارد؟

• بلوغ فناوری های موجود
• تحولات یا روندهای فناوری که بر کسب و کار تأثیر می گذارد
• توسعه محصول جدید و بازارهای بالقوه: دولت، بین المللی، بخش منابع و غیره.
• بهبود بهره وری از طریق اتوماسیون
• زیرساخت های مخابراتی
• اتصال آنلاین و داده های دیجیتال

از نظر اجتماعی و فرهنگی در بازارهایی که ما در آن فعالیت می کنیم چه اتفاقی می افتد؟

• روندهای فعلی یا در حال ظهور در سبک زندگی و پیامدهای آنها
• روندهای جمعیتی که ممکن است بر اندازه بازار تأثیر بگذارد (نرخ رشد، درآمد، تغییرات جمعیت)
• خواه این روندها نمایانگر فرصت باشند یا تهدید
• تغییرات در رفتار مصرف کننده
• افزایش آگاهی زیست محیطی
• شهرنشینی
• خواسته های مصرف کننده؛ شخصی سازی و تجربیات
• تقاضای عمومی برای شفافیت و مشارکت در تصمیم گیری

با تغییرات در قوانین چه اتفاقی می افتد؟

• تغییرات احتمالی در مقررات/قانون
• تاثیر این تغییرات بر کسب و کار
• ثبات حکومت
• مقررات برون سپاری
• بوروکراسی دولتی – قوانین و مقررات
• محدودیت های قانونی
• بهداشت و ایمنی، مدیریت ایمنی، الزامات نظارتی

در داخل اقتصاد چه می گذرد؟

• روندهای مالی ملی و داخلی (روند در نیروهای اقتصادی)
• روندهای اقتصادی که ممکن است بر فعالیت تجاری تأثیر بگذارد
• بازارهای نوظهور
• تورم، سطح اشتغال، عرضه
• انرژی موجود
• وضعیت مالی جهانی

مطالعه بیشتر: ایزو 9004

خلاصه

برای تطابق، باید شواهدی به دست آورید که ثابت کند سازمان شما در فواصل زمانی متناوب همه مسائل داخلی و خارجی مرتبط را بررسی می کند.

اگرچه هیچ الزامی برای داشتن اطلاعات مستند برای تعریف زمینه سازمان وجود ندارد، اما سازمان با حفظ اسناد و اطلاعات زیر به انطباق کمک خواهد کرد:

• برنامه های تجاری و بررسی استراتژی
• تحلیل رقبا
• گزارش های اقتصادی از بخش های تجاری یا گزارش های مشاور
• تحلیل SWOT
• صورتجلسه جلسات (صورتجلسه بررسی مدیریت و طراحی)
• نقشه های فرآیند، جداول، صفحات گسترده، نمودارهای نقشه ذهنی

---

مطالعه پیشنهادی:

3 مورد از شرایط و تعاریف در ISO 9001

نحوه نوشتن دامنه برای ISO 9001 (با 7 مثال)

نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در 8 مرحله

بررسی مدیریت برای ISO 9001 چیست؟

پرسش های متداول