دامنه در ISO 9001 چیست؟

دامنه، محصولات و/یا خدمات، الزامات قانونی، فعالیت ها، و امکاناتی را که توسط سیستم مدیریت کیفیت شرکت پشتیبانی و مستند شده است، تشریح می کند.

فهرست

• دامنه در ISO 9001 چیست؟
• دامنه باید شامل چه عناصر دقیقی باشد؟ (4.3)
• آیا استثناهایی در دامنه وجود دارد؟
• چگونه دامنه خود را برای ISO 9001 بنویسیم
• ·7 نمونه از بیانیه های دامنه ISO 9001
• نکاتی برای نوشتن دامنه شما
• قلمرو نوشتن دامنه ISO 9001: اشتباهات رایجی که باید از آنها اجتناب کنید
• چرا دامنه مهم است؟

ماهیت کسب و کار خود را در نظر بگیرید. دامنه ایزو 9001 باید با طیف وسیعی از کنترل ها و فرآیندها مطابق باشد.

ISO 9001:2015	ISO 9001:2008	خلاصه تغییرات
4.0 زمینه سازمان	1.0 دامنه	فقط عنوان
4.1 درک سازمان و زمینه آن	1.1 عمومی	سازمان را ملزم می کند که تمام تغییرات داخلی و خارجی را که ممکن است بر آینده آن اثر داشته باشد، نشان دهد.
4.2 درک نیازها و انتظارات طرف های ذینفع	1.1 عمومی	سازمان را ملزم می کند تا مرزها و کاربرد QMS را تعیین کند.   سازمان ملزم به بیان دامنه “کالاها و خدمات” ارائه شده است.
4.3 تعیین محدوده سیستم مدیریت کیفیت	1.2 / 4.2.2 کاربرد / راهنمای کیفیت	این الزام با بند 4 ISO 9001:2008 – سیستم مدیریت کیفیت و بند 4.1 – الزامات عمومی قابل مقایسه است. سازمان ها باید سیستم مدیریت مبتنی بر فرآیند خود را بررسی کنند تا اطمینان حاصل کنند که عناصر 4.1 و 4.2 را در بر می گیرد.
4.4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن	4.0 / 4.1 سیستم مدیریت کیفیت / الزامات کلی	رویکرد فرآیند – اکنون یک الزام اعلام شده است، اما محتوا تا حد زیادی با بند 4.1 قبلی یکسان است.

به طور معمول، دامنه کل سازمان را در بر می گیرد. اما در مورد شرکت های چندمکانی مانند دفاتر ملی و بین المللی استثناهایی وجود دارد.

دامنه باید شامل چه عناصر دقیقی باشد؟ (4.3)

• سازمان به عنوان یک کل
• پشتیبانی ارائه شده توسط توابع متمرکز
• فرآیندها، دستورالعمل ها و رویه های خاص سایت
• بخش های خاص سازمان
• کارکردهای خاص کسب و کار
• توابع مختلف در یک گروه از موجودیت ها

هنگام تعیین دامنه، سه عامل وجود دارد که باید در نظر بگیرید

1. الزامات طرف های مربوطه: مدیران، سرمایه گذاران، تامین کنندگان و کارکنان
2. مسائل داخلی و خارجی موثر بر سازمان
3. محصولات و خدمات

دامنه شامل الزامات ISO است. برای استانداردهایی که کاربرد ندارند باید توجیهی ارائه شود. به طور خلاصه، موقعیت فیزیکی سازمان، محصولات و خدمات و صنایع مربوطه را پوشش می دهد.

آیا استثناهایی در دامنه وجود دارد؟

بله، ممکن است وجود داشته باشد. بخش دوم دامنه می تواند برای موارد استثنا باشد. استثنای رایج استاندارد «طراحی و توسعه» است که برای شرکت‌هایی مانند کارگاه‌های ماشین‌کاری اعمال می‌شود. چنین مشاغلی هیچ محصولی را طراحی نمی کنند بلکه منحصراً از طرح های مشتریان خود استفاده می کنند.

چگونه دامنه خود را برای ISO 9001 بنویسیم؟

• این کار را به دلایل درست انجام دهید
• تعهد رهبری عالی را بگیرید
• پرسنل درگیر را آموزش دهید
• آن را ساده و دقیق بنویسید
• تعیین کنید چه چیزی قابل اجراست و چه چیزی قابل اجرا نیست
• از دیدگاه فروشندگی خودداری کنید

اگر فقط بر عوامل خارجی کوتاه مدت تمرکز کنید، ممکن است نتوانید از مزایای بلندمدت انگیزه دهنده های داخلی مانند تلاش برای کارایی و بهره وری بالاتر بهره مند شوید.

برخی از دلایل ممکن است معتبر باشند، اما اگر به تنهایی در نظر گرفته شوند، نمی توانند بهترین نتایج را برای شما به ارمغان بیاورند. نمونه هایی از دلایل اشتباه برای پیگیری گواهینامه ISO 9001 شامل اهداف بازاریابی و صرفاً به این دلیل است که رقبا آن را به دست آورده اند.

پس از تعیین دلایل مناسب برای جستجوی گواهی، زمان آن است که از مدیریت عالی پشتیبانی بگیرید. که می تواند صاحب کسب و کار، هیئت مدیره، و یا مدیرعامل باشد.

این افراد باید بینش های لازم برای سیستم مدیریت کیفیت را برای کسب موفقیت آمیز گواهینامه ISO همراه با مزایای بالقوه آن ارائه دهند.

وقتی رهبران تعهد خود را نشان می دهند، به این معنی است که آنها در قبال QMS مسئولیت پذیر هستند. بنابراین ضروری است که آنها بر اهمیت الزامات ISO 9001 تأکید کنند. اگر مدیریت ارشد در این فرآیند شرکت نداشته باشد، ISO 9001 ممکن است در بلندمدت پایدار نباشد.

پرسنل درگیر در ایجاد دامنه باید با ISO 9001 آشنا باشند. اگر آنها الزامات را درک نکنند، ممکن است مرتکب اشتباه بزرگی شوند. پرسنل کلیدی، در این مورد، افرادی هستند که در فرآیند تصمیم گیری دخیل هستند.

در واقع، همه به آموزش گواهینامه ISO نیاز دارند. اهمیت کیفیت و نحوه دستیابی به آن باید به درستی ابلاغ شود. آموزش باید با مسئولیت و وظایف پرسنل مطابقت داشته باشد.

مطلب مرتبط: نحوه پیاده سازی ایزو 9001

بیانیه دامنه شما نباید به اندازه خاصی محدود شود. با این حال، بسیار مهم است که واضح و مختصر بماند.

شما باید اطلاعات کافی را جمع آوری کنید تا مشخص کند که فرآیند QMS چه چیزی را پوشش می دهد. اما اجازه دهید از نظر مواردی که پوشش داده شده، یا پوشش داده نشده واضح باشد.

شما باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی تحت پوشش QMS شما هستند. در غیر این صورت، اشخاص ذینفع و حسابرس چگونه دامنه را درک خواهند کرد؟

با ساده و خوانا کردن بیانیه، می‌توانید بر تلاش‌های QMS خود تمرکز کنید و از این طریق از فعالیت‌های غیرضروری یا سوالاتی که در مورد گواهینامه ISO 9001 شما صدق نمی‌کنند جلوگیری کنید.

یکی از مهمترین عناصر حوزه ISO، شرح نحوه تعامل فرآیندها در سازمان شما است. برای آسان‌تر کردن آن، شناسایی فرآیندها و نحوه ارتباط آنها  از نمودارهای جریان استفاده کنید.

یک گفتگوی ساده در سطح بالا را در نظر بگیرید مانند اصول اولیه کتابچه راهنمای کیفیت، نه یک گفتگوی پیچیده که ممکن است افراد را گیج کند.

ممکن است از خود بپرسید، “چگونه این دامنه در تجارت شما اعمال می شود؟ به احتمال زیاد، دامنه ISO سازمان شما را به طور کامل پوشش می دهد. اما اگر خدمات شما بین دو صنعت تقسیم شود، معافیت هایی وجود دارد.

معافیت زمانی است که QMS شما یک مکان فیزیکی از شرکت بین المللی شما را پوشش می دهد و شما فقط می خواهید که یک مکان دارای گواهی ISO باشد.

اگر در همه حوزه‌های تجاری قابل اجرا است، حتماً مشخص کنید که کدام قسمت‌ها هستند.

مطلب مرتبط: بررسی مدیریت برای ایزو 9001

7 نمونه از بیانیه های دامنه ISO 9001

(نام شرکت ذکر شده در زیر کاملاً تخیلی است. بیانیه های دامنه فقط به هدف توضیح آمده اند):

1. شرکت تولیدی Empreza واقع در کلیولند، اوهایو، ماشین آلات خودرو و اجزای آنها را در ایالات متحده تولید می کند.
2. مشاوران آماکو با دفاتری در آتلانتیک سیتی، کامدن، جرسی سیتی، نیوجرسی، خدمات حرفه ای فناوری اطلاعات را به شرکت ها و افراد از همه صنایع ارائه می دهند.
3. مشاوران Find Justice مشاوره حقوقی و خدمات وکالت را به سازمان های بخش املاک در آمریکای جنوبی ارائه می دهند
4. Quala، بخشی از اکسپرس اینترنشنال که در کانادا در صنعت داروسازی فعالیت می کند.
5. Digital Computing خدمات توسعه وب را به شرکت ها در سراسر جهان ارائه می دهد
6. PendoLa Inc. یک شرکت وابسته به Pendo است که در ژاپن فعالیت می کند و لوازم آشپزخانه را برای آمریکا، اروپا و خاورمیانه تولید می کند.
7. ایلومیناک متخصص در ساخت، بازاریابی و فروش مبلمان و لوازم جانبی روشنایی است که در یوتیکا، نیویورک واقع شده است.

در نهایت، بیان اینکه شما بهترین یا پیشروترین شرکت در صنعت کشور هستید ضروری نیست. چنین صفت هایی که بیش از حد تبلیغاتی شده اند را برای مواد بازاریابی ذخیره کنید. هنگام نوشتن دامنه ، تنها قرار است کاربرد و مرزهای سیستم مدیریت را توضیح دهید. شما در اینجا قصد فروش ندارید.

با این حال، مانند مثال روبه رو کم تر از واقع هم نباشید. برای مثال، «ماشین‌فروشی در کلرادو ماشین‌های صنعتی تولید می‌کند» ، اگر به صورت زیر بیان شود بهتر به نظر می‌رسد:

«ماشین شاپ واقع در دنور، کلرادو، تولیدکننده ماشین‌های صنعتی برای سیستم‌های تعلیق، ترمزهای آلومینیومی و فرمان مطابق با استانداردهای OEM برای کاربردهای خودرو است».

نسخه دوم بسیار بهتر است زیرا محصولات را پوشش می دهد، اگرچه محدود است، و یک انطباق را مشخص می کند که بیشتر مشتریان به آن علاقه مند هستند. یک بیانیه خوب است که به تمام الزامات گواهینامه ISO 9001 می پردازد.

شاید نتوان همه عوامل داخلی و خارجی، محصولات و خدمات، همه افراد ذینفع و غیره را در بر گرفت. اما حداقل باید سعی کنید ملاحظات اصلی را خلاصه کنید.

به خاطر داشته باشید که خط مشی ISO 9001:2015 از شما می خواهد که دامنه را به عنوان داده های مستند حفظ کنید. مجدداً توجه داشته باشید که این اطلاعات باید در دسترس اشخاص مربوطه باشد.

اسناد خیلی زیاد (یا اطلاعات مستند خیلی زیاد) لازم نیست. نیازی نیست همه کارهایی که شرکت شما انجام می دهد را ثبت کنید، زیرا بیانیه در نهایت مانند یک خط مشی به نظر می رسد.

کلید ایجاد یک سند غیر پیچیده این است که با تعریف نیاز به دامنه ISO 9001 شروع کنید.

نکاتی برای نوشتن بیانیه دامنه

این سوالات را پس از اولین پیش نویس از خود بپرسید

• آیا اطلاعات مرتبط است؟
• چگونه به افرادی که به محصولات یا خدمات ما نیاز دارند کمک خواهد کرد؟
• سایر الزامات انطباق که دامنه را الزامی می کند چیست؟
• آیا بیانیه دامنه از عملیات تجاری پشتیبانی می کند؟
• اگر نه، پس باید مجدداً ارزیابی کنید و بیانیه دامنه را بازبینی یا حذف کنید.

نوشتن قلمرو دامنه ISO 9001: اشتباهات رایجی که باید از آنها اجتناب کنید

پیچیده شدن سیستم

آیا کسب و کار شما در تلاش است تا سیستم را زنده نگه دارد؟ شاید سیستم شما بیش از حد پیچیده باشد و روند مستندسازی رویه ها و پر کردن فرم ها ارزش افزوده ای نداشته باشد. چطور سیستم را ساده کنید و آن را عملی نگه دارید؟ بهترین ایده این است که به جای اسناد و مدارک، روی پیشرفت ها و نتایج تمرکز کنید.

عجله در نوشتن دامنه

برای دستیابی به یک دامنه ISO مشخص زمان لازم است. تلاش برای نوشتن پیش نویس بیانیه در زمان کوتاه نتیجه معکوس خواهد داشت.

بنابراین مهم است که شرکت شما برای برنامه ریزی، نوشتن و بازنگری زمان صرف کند. این همچنین به پیاده سازی سیستمی کمک می کند که در واقع می تواند محصولات و خدمات شما را بهبود بخشد.

عدم درک مشتریان

هدف ISO 9001 بهبود رضایت مشتری است. به همین دلیل است که قبل از نوشتن دامنه باید بدانید که مشتریان شما واقعاً چه می خواهند. این سوال پیش می آید: آیا برای گوش دادن به مشتریان وقت می گذارید؟ اگر بله، در این صورت در موقعیتی خواهید بود که می توانید به این هدف برسید.

نیازی نیست در نظرسنجی پیچیده مشتریان شرکت کنید. شما می توانید به سادگی چند سوال بپرسید تا اطلاعات کافی برای تعیین تغییراتی که این هدف را برآورده می کند جمع آوری کنید.

نداشتن منابع مناسب

بدون منابع لازم برای تضمین کیفیت، به احتمال زیاد با مشکلات کیفیت مواجه خواهید شد. هنگامی که پرسنل نالایق در ایجاد دامنه مشارکت دارند، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید.

آیا فضاهای کاری و تجهیزات قابل اعتماد هستند؟ آیا محیط کار مانع از روند ایجاد دامنه می شود؟ آیا این محصولات را تخریب یا تبلیغ می کند؟

عدم استفاده صحیح از فرآیند اقدام اصلاحی

سازمان شما باید برای ارزیابی مشکلات اساسی و مشارکت افراد مناسب در این فرآیند وقت بگذارد. برخی از مشکلات تکراری هستند، از این رو اعمال فرآیند اقدام اصلاحی به درستی می تواند تکرار بی جهت را از بین ببرد.

نبود حسابرس مجرب

در بیشتر موارد، حسابرسان داخلی آموزش یا تجربه مناسبی برای تمایز مسائل بزرگ از موارد کوچک در الزامات ISO ندارند. حسابرسان باید روی موضوعاتی تمرکز کنند که به سازمان ها در بهبود سیستم ها و فرآیندهایشان کمک می کند.

نداشتن برنامه منحصر به فرد

چیزی که برای یک شرکت کار می کند ممکن است برای شرکت دیگر جواب ندهد. هر موجودیت منحصر به فرد است و بنابراین باید بر زمینه خاص خود تمرکز کند تا دامنه ISO مناسبی ایجاد کند.

سپردن آن به یک فرد

کل سازمان باید در ایجاد دامنه ISO 9001 مشارکت داشته باشد. هر ذینفعی باید مالکیت سیستم مدیریت کیفیت را در اختیار بگیرد تا بتواند به نتیجه برسد.

تا زمانی که کارگران کیفیت را به کار نگیرند، هیچ شخصی از خارج به آنها کمک نخواهد کرد تا به آن دست یابند. به همین دلیل است که آموزش برای افزایش ارزش شرکت شما بسیار ضروری است.

سازمان شما باید دارای گواهینامه ISO 9001:2015 باشد تا توانایی خود را در ارائه محصولات و خدمات به طور مداوم نشان دهد. خدمات شما باید الزامات قانونی، و نیازمندی های مشتری را برآورده کند، قبل از اینکه گواهینامه توسط یک ثبت کننده معتبر به شما اعطا شود.

سازمان صدور گواهینامه سازمان شما را در فواصل زمانی مشخص بازرسی می کند تا تعیین کند که آیا با استاندارد ISO 9001:2015 مطابقت دارد یا خیر.

برخی از مزایای گواهینامه ISO عبارتند از:

• بهبود رضایت مشتری
• افزایش کیفیت محصولات و خدمات
• فرآیندهای استاندارد شده
• تضمین فرهنگ بهبود مستمر

اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر به طور کامل مزایای گواهینامه ISO را درک می کنند. پشتیبانی مدیریت ارشد کلیدی است، اما همه طرف‌های علاقه‌مند باید در فرآیند نوشتن مشارکت داشته باشند.

چرا دامنه مهم است؟

دامنه به ثبت کننده کمک می کند تا تعیین کند چه حوزه هایی نیاز به حسابرسی دارند. در دامنه ، باید نوع محصولات و خدماتی را که ارائه می‌دهید بیان کنید.

فراموش نکنید که برای الزامات غیرقابل اجرا توجیهی ارائه دهید.

اگر محصولات را خود شما طراحی نمی کنید، این استثنا را در دامنه ذکر کنید. اگر شرکت شما مکاان های فیزیکی متعددی دارد، تمام مکان‌هایی را که در محدوده QMS گنجانده شده یا از آن خارج شده‌اند فهرست کنید.

اگر اسباب‌بازی تولید می‌کنید، دامنه باید شامل تمام کارکردهای اولیه تولید اسباب‌بازی در مکان خاص کسب‌وکار شما و همچنین توزیع اسباب‌بازی‌ها برای بچه‌ها در تمام سنین باشد.

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که شرکت‌ها مرتکب می‌شوند پیاده‌سازی دامنه ISO بدون دلیل موجه است. شما نمی توانید یک بیانیه بوروکراتیک صرفاً بر اساس انطباق یا به خاطر ایجاد آن ایجاد کنید.

درک فرآیند توسعه دامنه ISO از ابتدا تا انتها و آنچه که ثبت کننده ها به دنبال آن هستند، کلید توسعه یک بیانیه دامنه مفید و سازگار است.

مطلب پیشنهادی: گواهینامه ایزو 9004

پرسش های متداول