ممیزی ایزو چیست؟, 5 نکته برای آماده سازی

سازمان بین المللی استاندارد (ISO) یک رهبر جهانی در توسعه استانداردها در سراسر صنایع است تا محصولات و فرآیندهای خود را ایمن، موثر و پایدار نگه دارد. بسیاری از استانداردهای ISO مانند ایزو 27001 و ایزو 9001 گواهینامه ارائه می دهند. چه به دنبال صدور گواهینامه باشید و چه صرفاً به دنبال افزایش اطمینان و شهرت باشید که همراه با انطباق با ISO است، ممیزی ایزو می تواند به طرق مختلف برای سازمان شما مفید باشد.

در این مقاله، ما به شما در مورد ممیزی ایزو آموزش می‌دهیم، انواع مختلف ممیزی ‌هایی را که ممکن است به کار ببرید، تجزیه و تحلیل می‌کنیم و راهنمای آماده ‌سازی برای ممیزی داخلی و خارجی ایزو را در اختیار شما قرار می‌دهیم.

ممیزی ایزو چیست؟

ممیزی ایزو حسابرسی از انطباق سازمان شما با یکی از استانداردهای تعیین شده توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) است. ایزو  یک سازمان غیردولتی مستقر در ژنو، سوئیس است که استانداردها و چارچوب‌ های کنترلی را توسعه می‌دهد که بهترین شیوه‌ های صنعت را در زمینه ‌هایی از امنیت اطلاعات تا ایمنی صندلی خودرو راهنمایی می‌کند.

ممیزی سیستم های شرکت شما را در برابر هر استاندارد ایزو اندازه گیری می کند. فراتر از انطباق، چند استاندارد می توانند از طریق ممیزی توسط مرجع صدور گواهینامه ایزو، گواهی ایزو را دریافت کنند.

چرا ممیزی ISO مهم است؟

ممیزی ایزو به چند دلیل مهم است. ممیزی می تواند به شما بگوید که آیا الزامات مربوط به انطباق با استاندارد ایزو درخواست شده را برآورده می کنید و می تواند نقاط ضعف در عملیات سازمان شما را آشکار کند، به طوری که می توانید قوی ترین استراتژی مدیریت ریسک ممکن را توسعه دهید.

 ممیزی ایزو می تواند بخشی از مراحل اولیه طرح ارزیابی ریسک باشد، اما همچنین می تواند به شما در توسعه سیستم های جدید یا نزدیک شدن به پایگاه های مشتریان جدید کمک کند. برنامه ممیزی مناسب همچنین می تواند شما را به سمت صدور گواهینامه ISO سوق دهد.

انواع ممیزی ایزو چیست؟

چهار نوع ممیزی ISO وجود دارد: داخلی، خارجی، گواهینامه و نظارت. انتخاب نوع حسابرسی شما بسته به اهداف انطباق و صدور گواهینامه، دامنه، مقیاس و بودجه شما تغییر می کند.

1. حسابرسی داخلی

ممیزی داخلی ایزو می تواند توسط یک حسابرس تعیین شده در شرکت شما انجام شود. اگر هدف شما مطابقت با الزامات استاندارد ایزو است، ممیزی داخلی ممکن است برای اطمینان از اینکه شرکت شما استانداردهای ایزو را به عنوان مدلی برای بهترین شیوه ها اتخاذ می کند، رضایت بخش باشد.

 استفاده از چک لیست ممیزی داخلی برای مشاهده اینکه چگونه سیستم های سازمان شما مطابق با دستورالعمل های ایزو کار می کند، پیشنهاد داده می شود. ممیزی های داخلی نیز آماده سازی مهمی برای دریافت گواهینامه ایزو، نظارت یا ممیزی های تایید مجدد است.

2. حسابرسی خارجی

ممیزی های خارجی توسط حسابرسان مرجع صدور گواهینامه ایزو برای ارزیابی انطباق ایزو سازمان انجام می شود. چند نوع ممیزی خارجی، از جمله ممیزی مشتریان و تامین کنندگان وجود دارد، زیرا بسیاری از استانداردهای ایزو نیازمند رعایت تمامی اعضای زنجیره تامین هستند. ممیزی های گواهی و نظارت نیز تحت چتر “حسابرسی خارجی” قرار می گیرند.

3. صدور گواهینامه و ممیزی مجدد

استانداردهای ایزو که گواهینامه ارائه می کنند نیاز به ممیزی گواهینامه خاص دارند. زمانی که به دنبال صدور گواهینامه برای استانداردی مانند ایزو 22000 هستید، یک سازمان صدور گواهینامه ممیزی را انجام می دهد و گواهی انطباق را صادر می کند که برای سه سال دارای اعتبار است. به نوبه خود، سازمان شما تضمین می‌کند که فرآیندها، کنترل‌ های محصول و سیستم ‌هایی را که تحت پوشش استاندارد ایزو 22000 هستند، حفظ کند.

4. ممیزی های مراقبتی سالیانه

هنگامی که سازمان شما گواهینامه ایزو را دریافت کرد، باید حداقل سالی یک بار ممیزی های نظارتی را با سازمان صدور گواهینامه برنامه ریزی کنید. ممیزی نظارتی شامل بررسی مدیریت، هر اقدامی که سازمان برای کاهش یا اصلاح عدم انطباق‌های قبلی انجام داده است، و بررسی نحوه پاسخ سازمان به توصیه ‌های ممیزی داخلی است.

چگونه می توان ممیزی ISO را انجام داد؟

بسته به نوع ممیزی، ممیزی ایزو می تواند در محل یا از راه دور انجام شود. ممیزی داخلی می تواند توسط سازمان به عنوان یک حسابرسی خود انجام شود و می تواند در محل یا از راه دور انجام شود. برخی از ممیزی های خارجی نیز می توانند از راه دور انجام شوند. با این حال، هرگونه ممیزی گواهی یا نظارت باید توسط یک ثبت کننده در محل انجام شود.

در طول ممیزی ISO چه اتفاقی می افتد؟

ممیزی ایزو بر روی سیستم ها، محصولات یا فرآیندها تمرکز دارد. بسته به اینکه حسابرس سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) یا ایمنی محصول را ارزیابی می کند، مراحل دقیق متفاوت خواهد بود. صرف نظر از اینکه آیا در حال انجام ممیزی داخلی یا خارجی ایزو هستید، حسابرس سیستم های شما را با چک لیست ممیزی آزمایش می کند، تعیین می کند که آیا عملیات روزانه با استانداردها مطابقت دارد یا خیر، و پیشرفت در کاهش شکاف ها یا عدم انطباق های قبلی را ارزیابی می کند.

چگونه برای ممیزی ایزو آماده شوم؟

هنگام انجام ممیزی ایزو، آماده سازی بسیار کلیدی است. هر ممیزی که انجام می دهید به شما کمک می کند تا برای ممیزی بعدی آماده شوید. ممیزی های داخلی به شما کمک می کند تا برای ممیزی های نظارتی آماده شوید و ممیزی های نظارتی به شما کمک می کنند تا برای ممیزی های تأیید مجدد آماده شوید. ما 5 نکته برای آماده شدن برای ممیزی ایزو برای شما مکتوب کرده ایم که در زیر به آن اشاره می شود.

1. یک برنامه حسابرسی ایجاد کنید

اگر هدف شما این است، یک برنامه زمانی برای ممیزی ‌های خود ایجاد کنید، از جمله جدول زمانی برای صدور گواهینامه ایزو و به آن پایبند باشید. با برنامه زمانی خود برای ممیزی داخلی شروع کنید، در زمان برای تکمیل پروژه ها یا کاهش مشکلات انعطاف پذیری ایجاد کنید و به سمت یک جدول زمانی تخمینی برای تعامل با یک نهاد گواهی کننده پیشرفت کنید.

2. چک لیست های حسابرسی را جمع آوری کنید

چک لیست های حسابرسی شما را گام به گام در فرآیند ممیزی قابل اجرا در دستورالعمل های استاندارد ایزو که استفاده می کنید راهنمایی می کنند. به طور کلی، چک لیست ممیزی تضمین می کند که متوجه می شوید چگونه حسابرسی با اهداف و زمینه کلی کسب و کار شما مطابقت دارد. به طور مفصل، هر جزء از استاندارد ایزو خاصی را که به دنبال آن هستید، پوشش می‌دهد و ارزیابی می‌کند که آیا آن الزامات را برآورده می‌کنید یا نیاز به اصلاح در سیستم ‌ها، فرآیندها یا محصولات خود دارید.

3. اهداف خود را تعیین کنید

اگر هدف شما دستیابی به گواهینامه است، بهتر است هنگام ایجاد برنامه حسابرسی خود، این هدف را در نظر داشته باشید. صدور گواهینامه می تواند زمان بر باشد، به خصوص زمانی که شما تجزیه و تحلیل شکاف را انجام می دهید و عدم انطباق ها را کاهش می دهید. آگاهی از هدف خود برای صدور گواهینامه به شما کمک می کند تا انرژی خود را ساده کنید و در زمان ممیزی ISO در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.

4. سازماندهی کنید

اگر یک حسابرس شخص ثالث را به محیط کار خود دعوت می کنید، اگر آن فضا به خوبی سازماندهی شده و تمیز باشد کمک می کند. آماده بودن اسناد شما برای بررسی، زمان لازم برای انجام ممیزی را کوتاه می کند و به حسابرس شما کمک می کند کار را ساده کند تا بهترین بازخورد ممکن را برای بهبود ارائه دهد.

5. ابتدا حسابرسی های داخلی را انجام دهید

باز هم، ممیزی داخلی بهترین آمادگی شما برای ممیزی های خارجی، صدور گواهینامه یا نظارت است. حسابرسان می خواهند در مورد پیشرفت شما به سمت اهداف و بهبود سیستم های شما برای هماهنگی با استانداردهای ایزو بدانند. ممیزی داخلی این فرآیند را آغاز می کند و به حسابرسان شما نشان می دهد که سازمان شما در مورد انطباق با استاندارد ایزو جدی است.