اگر شما یا کسب‌وکارتان تازه وارد ISO 9001 شده‌اید، ممکن است کمی سخت به نظر برسد. کل فرآیند دریافت گواهینامه به عنوان یک سازمان ISO 9001 می تواند پیچیده و زمان بر باشد.

با این حال، باید با درک اصطلاحات و تعاریف کلیدی ISO 9001 به آن نزدیک شوید. با انجام این کار، دریافت اعتبار بسیار ساده تر از آن چیزی است که در ابتدا به نظر می رسد.

مزایای یادگیری اصطلاحات و تعاریف ISO 9001

دو دلیل اصلی وجود دارد که چرا آشنایی با اصطلاحات ISO 9001 برای مشاغل مفید است:

1 درک مطلب

یادگیری اصطلاحات ISO 9001 اولین گام برای درک الزامات ISO 9001 و آنچه سازمان شما برای برآورده کردن آنها نیاز دارد و در نهایت دریافت گواهینامه است.

2 پیاده سازی

هنگام پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت کیفیت جدید (QMS) برای برآورده کردن الزامات ISO 9001، برای آموزش کارکنان در سراسر شرکت مجهزتر خواهید بود. علاوه بر این، می‌توانید واژگان جدید ISO 9001 خود را در تهیه پیش‌نویس اسناد مهم ISO 9001 که اغلب از کسب‌وکارها برای صدور گواهینامه مورد نیاز هستند، استفاده کنید.

شرایط ISO 9001

اصطلاحات زیر – و تعاریف مربوطه آنها – برخی از مهمترین مواردی هستند که باید در مورد آخرین استاندارد ISO 9001:2015 بدانید.

درک ISO

این اصطلاحات همان چیزی است که شما باید بدانید تا اصول اولیه ایزو 9001:2015 را درک کنید.

ISO : این مخفف سازمان بین المللی استانداردسازی است، سازمانی در سراسر جهان که مسئول توسعه اسناد «الزامات، مشخصات، دستورالعمل ها یا ویژگی هایی است که می تواند به طور مداوم برای اطمینان از مناسب بودن مواد، محصولات، فرآیندها و خدمات استفاده شود. » (منبع: https://www.iso.org/standards.html)

استانداردها : استانداردها – در رابطه با ISO 9001 – اساساً معیارهای کیفیت هستند. کسب و کارها برای دریافت گواهینامه ISO 9001 باید این معیارها را رعایت کنند. ISO 9001:2015 به روزترین استاندارد بر اساس ایجاد و نگهداری سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) است.

سیستم های مدیریت کیفیت (QMS)

این اصطلاح مربوط به کیفیت و  سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) در یک سازمان است.

فهرست دارایی – فهرست دارایی، فهرستی گردآوری شده از همه چیزهایی است که یک سازمان در اختیار دارد، از پایگاه داده و فناوری مورد استفاده گرفته تا موارد مرتبط با عملیات روزمره.

ثبت جنبه ها و تأثیرات – این مورد تأثیر کسب و کار شما بر محیط زیست را پوشش می دهد. آن را به عنوان یک گزارش استاندارد اثرات زیست محیطی در نظر بگیرید.

مدیریت – مدیریت، کنترل منابع، سیستم ها و فرآیندها و سایر جنبه های سازمان است که نیاز به نظارت دارند.

سیستم مدیریت – سیستم مدیریت فرآیندی است که سازمان ها برای کمک به تنظیم و سازماندهی سیاست ها، اهداف و موارد دیگر از آن استفاده می کنند. سیستم های مدیریت انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر می شود:

• سیستم های مدیریت زیست محیطی
• سیستم های مدیریت مالی
• سیستم های مدیریت کیفیت
• سیستم های مدیریت ایمنی مواد غذایی
• سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

جلسات بررسی مدیریت – این جلسات برگزار می شوند تا ارزیابی مناسبی از سیستم مدیریت داشته باشند و در مورد اینکه در چه زمینه هایی موفق هستند و در چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارند، بحث شود.

خط مشی – سیاست هایی مستند هستند که شامل اطلاعاتی درباره مجموعه ای از استانداردها هستند.

فرآیند – یک فرآیند مجموعه ای از وظایف است که برای رسیدن به یک هدف نهایی تکمیل می شود. در ISO 9001، تمام فرآیندها بر روی جلب رضایت مشتری متمرکز است.

رویکرد فرآیند – این اصطلاح به نحوه برنامه ریزی استراتژی های مدیریت برای بهبود فرآیندها اشاره دارد.

سیستم مدیریت کیفیت مبتنی بر فرآیند (QMS) – این اصطلاح فرآیندهایی را منعکس می کند که در یک سازمان برای بهبود کیفیت یکپارچه شده اند.

کیفیت – این اصطلاح به چند روش مختلف به کار می رود. برای شروع، کیفیت را می توان با نحوه استفاده از زمان و انرژی برای انجام وظایف نشان داد. کیفیت همچنین می تواند نشان دهنده تعداد الزامات برآورده شده ISO 9001 باشد.

مدیریت کیفیت – این اصطلاح به هر فعالیتی اشاره دارد که توسط یک سازمان برای حفظ یا بهبود کیفیت انجام می شود. که می تواند شامل اتخاذ خط مشی کیفیت، تضمین کیفیت، برنامه ریزی کیفیت و موارد دیگر باشد.

سیستم مدیریت کیفیت (QMS) – سیستم مدیریت کیفیت، یک سیستم سازمانی است که سیاست ها و اهدافی را در فرآیندهایی که به بهبود استاندارد کیفیت کمک می کند، پیاده می کند. برخی از پیاده سازی ها در QMS عبارتند از:

• سوابق
• تکنیک
• برنامه ها
• قوانین
• توزیع نقش
• توزیع مسئولیت

این اصطلاح تا حد زیادی یکی از مهمترین مواردی است که باید با آن آشنا شوید، زیرا QMS پایه و اساس آن چیزی است که استاندارد ISO 9001 به شما در رسیدن به آن کمک کنند.

هدف کیفیت – این عبارت نشان دهنده طرحی است که برای اطمینان از اینکه نتایج کیفی به درستی به دست می آیند، تنظیم شده است.

خط مشی کیفیت – خط مشی کیفیت سندی است که استانداردهایی را که سازمان شما برای خود در جهت بهبود و حفظ کیفیت برای مشتریان، ارائه دهندگان و کارکنان تعیین کرده است، نشان می دهد. خط مشی کیفیت حول اصول مدیریت کیفیت ذکر شده در ISO 9001 می چرخد. (با اصول مدیریت کیفیت، محرک اصلی بر عهده مشتریان و علاقه مندان به محصول/خدمت است و منابع مورد نیاز آنها را فراهم می کند.)

سیستم – یک سیستم نحوه عملکرد مجموعه خاصی از فرآیندها برای کار در جهت یک هدف خاص است. در مورد ISO 9001 چند سیستم مختلف در حال کار هستند – که همه آنها اهداف متفاوتی دارند.

پیاده سازی

مجموعه اصطلاحات بعدی به اجرای داخلی فرآیندها و سیستم های ISO 9001 مربوط می شود.

زمینه سازمان – هر چیزی که توسط سازمان نمایش داده می شود، از جمله تجربه مشتری، محیط کار، ارزش ها و ماموریت، و عملکرد. چند بند در ISO 9001:2015 وجود دارد که به زمینه سازمان مربوط می شود، از جمله:

• 4.1 درک
• 4.2 درک نیازها و انتظارات افراد ذینفع
• 4.3 تعیین محدوده QMS
• 4.4 QMS و فرآیندهای آن

ثبت اسناد کنترل شده – ثبت اسناد کنترل شده از کلیه اسناد استاندارد سازمان مانند فرم ها، خط مشی ها و غیره تشکیل شده است.

رضایت مشتری – اگرچه هر صاحب کسب و کاری باید بداند رضایت مشتری چیست، اما به ویژه مهم است که بدانیم چگونه با ISO 9001 ارتباط دارد. طبق استانداردهای ISO 9001، رضایت مشتری نشان دهنده سطح لذتی است که از مشتری در طول تجربه آنها دریافت شده است.

ISO 9001 بر رضایت مشتری تاکید دارد و نیازمند فرآیندهایی است که به بهبود رضایت کوتاه مدت و بلندمدت برای مشتریان بازگشته و جدید کمک می کند.

نقص – این مورد در همان دسته “عدم انطباق” قرار می گیرد. و به موضوعی اشاره دارد که استاندارد ISO 9001 را برآورده نکرده است.

طراحی و توسعه – به نحوه توزیع منابع در سازمان اشاره دارد.

تعیین – تعیین شامل یافتن و شناسایی مقادیر داده ها و آنچه که آنها نشان می دهند است.

مستندات – اینها مقالات مورد نیاز ISO 9001 هستند که داده‌های مربوط به سیستم‌ها و فرآیندها را علاوه بر رویه‌های مربوط به وظایف شغلی یا بخشی ارائه می‌دهند.

کنترل اسناد – کنترل اسناد ایده ای است برای اطمینان از اینکه فقط به روزترین اسناد در هر زمان مورد استفاده قرار می گیرند و به آنها ارجاع داده می شود.

اثربخشی – اثربخشی تعیین می کند که یک طرح یا عملیات چقدر خوب پیش می رود. اثربخشی یکی از جنبه‌های کلیدی سیستم ISO 9001 است، زیرا زمان غیرضروری صرف شده برای کارهایی را که یا به منابع زیادی نیاز ندارند یا کلاً به تغییر رویکرد نیاز دارند، کاهش می‌دهد.

بازخورد – بازخورد نظرات مشتری یا کارمند را در مورد محصول، خدمات یا محیط کاری منعکس می کند. به طور معمول، بازخورد از مشتریان ارائه می شود که احساسات آنها را در مورد یک محصول یا خدمات خاص بیان می کند.

عملکرد – این به نقش خاصی اشاره دارد که توسط یک بخش در شرکت انجام می شود.

تجزیه و تحلیل شکاف – این یک ارزیابی اولیه از سیستم ها و فرآیندهای سازمان است. تجزیه و تحلیل شکاف تعیین می کند که آیا الزامات تجاری در حال حاضر با سیستم های موجود برآورده می شود یا خیر، و چه چیزی برای نزدیکتر کردن شرکت به این الزامات لازم است.

پیاده سازی – پیاده سازی فرآیند قرار دادن یک سیستم یا طرح است.

بهبود – هدف نهایی از ایجاد یک QMS بهبود یا بهبود مستمر سیستم ها و فرآیندها برای اطمینان از ارائه بالاترین کیفیت به مشتریان، ارائه دهندگان و کارمندان است. ایزو 9001 کسب و کارها را ملزم می کند تا از پیشرفت خود برای دریافت گواهی استفاده کنند. برای اطلاعات بیشتر در مورد بهبود و ISO 9001، به بندهای زیر مراجعه کنید:

• ·         10.1 کلی
• ·         10.2 عدم انطباق و اقدام اصلاحی
• ·         10.3 بهبود مستمر

سیستم اطلاعاتی – سیستم های اطلاعاتی به روش های ارتباطی اطلاق می شود که در یک سازمان به کار گرفته شده است.

زیرساخت – این اصطلاح عملیات تمام بخش هایی را که توسط یک سازمان اداره می شود را منعکس می کند. می تواند شامل مکان های فیزیکی و همچنین سخت افزار و نرم افزار متعلق به کسب و کار باشد.

ارزیابی اولیه – این نشان دهنده وضعیت فعلی یک سازمان و جایی است که اهداف آنها باید برای مطابقت با استانداردهای ISO 9001 تعیین شوند. این مترادف با تجزیه و تحلیل شکاف است.

رهبری – رهبری ممکن است متشکل از مدیریت ارشد، هیئت مدیره، یا رهبری اختصاص یافته به ISO 9001 در یک سازمان باشد. رهبری در یک کسب و کار مسئول ایجاد سیستم ها و فرآیندهایی است که منعکس کننده استانداردهای ISO 9001 هستند. ISO 9001: 2015 دارای بندهایی است که مستقیماً با رهبری مرتبط است:

• ·         5.1 رهبری و تعهد
• ·         5.2 خط مشی کیفیت
• ·         5.3 نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی

نظارت – برای بررسی نحوه عملکرد فرآیندها و اطمینان از مطابقت همه آنها با استانداردهای ISO 9001 است. نظارت باید به صورت مستمر انجام شود. برخی فرآیندها یا بخش‌ها ممکن است نیاز به نظارت دقیق‌تری نسبت به سایرین داشته باشند.

خرد هدف – خرد هدف (Objective)، هدفی است که توسط سازمانی تعیین می شود که برنامه ریزی برای اجرا پشت سر خود دارد. یک خرد هدف شامل مجموعه ای از آیتم های عملی برای رسیدن به آن هدف و همچنین موانع احتمالی است که ممکن است در حین تلاش برای رسیدن به هدف با آن مواجه شوید.

عملیات – عملیات مربوط به سیستم های داخلی و خارجی در یک سازمان است. ISO 9001:2015 به تمام این سیستم ها، از جمله:

• برنامه ریزی و کنترل عملیاتی
• طراحی و توسعه و الزامات محصولات/خدمات
• کنترل فرآیندها، محصولات و خدمات ارائه شده از خارج
• مفاد
• انتشار محصولات/خدمات
• کنترل خروجی های ناسازگار

خروجی – خروجی نتیجه فرآیندی است که با موفقیت انجام شده است. خروجی ها به چهار نوع دسته بندی می شوند:

• نرم افزار
• سخت افزار
• مواد فرآوری شده
• خدمات

برنامه ریزی – مربوط به ISO 9001، برنامه ریزی شامل ایجاد یک سری موارد عملی در چارچوب QMS است که سازمان را برای موفقیت آماده می کند. بندهای خاصی در ISO 9001:2015 اهداف برنامه ریزی را برای تیم شما ارائه می دهد که باید دنبال شوند:

• ·         6.1 اقدامات برای رسیدگی به خطرات و فرصت ها
• ·         6.2 اهداف کیفیت و برنامه ریزی برای دستیابی به آنها
• ·         6.3 برنامه ریزی برای اجرا

کنترل سوابق – مشابه کنترل اسناد، کنترل سوابق نحوه سازماندهی اسناد و سوابق توسط یک کسب و کار است تا آنها را به راحتی در دسترس مدیریت و کارکنان قرار دهد. فرآیند کنترل رکورد همچنین شامل حذف سوابق قدیمی و جایگزینی آنها با اطلاعات به روز می شود.

الزامات نظارتی – وظیفه یا اقدامی که از سوی سازمان و/یا استاندارد برای دریافت گواهینامه ISO 9001 مورد نیاز است.

الزامات – برای ISO 9001، الزامات به اشکال مختلف وجود دارد، اما عمدتاً بر روی خود استاندارد تمرکز دارد. برخی از الزامات عبارتند از:

• الزامات محصول
• الزامات خدمات
• الزامات قانونی
• الزامات کیفیت

ریسک – ریسک حول محاسبه تفاوت ویژگی های منفی و مثبت یک فرآیند می چرخد. با ارزیابی ریسک، سازمان‌ها می‌توانند دقیقاً تعیین کنند که از تغییر یک جنبه خاص از یک سیستم یا فرآیند چقدر سود می‌برند.

تفکر مبتنی بر ریسک: این روش فکری مربوط به انعکاس این است که چقدر ریسک برای مقدار معینی از سود درگیر است. به طور معمول، شما می خواهید بهترین نسبت از خطر پایین / پاداش بالا را پیدا کنید.

ارزیابی ریسک – ارزیابی ریسک، ریسک های بالقوه برای کسب و کار و اثرات آن بر مشتریان و کارکنان را تجزیه و تحلیل می کند. ارزیابی ریسک همچنین می تواند شامل مجموعه ای از راه حل های ممکن برای غلبه بر چنین خطراتی باشد.

حفاظت – در رابطه با ISO 9001، یک حفاظت ممکن است راه حلی ممکن برای حل مسائلی باشد که ناشی از خطرات هستند، یا اقدامی پیشگیرانه برای جلوگیری از مشکلات احتمالی باشد.

دامنه – دامنه منطقه ای است که چیزی در آن قابل اجرا است.

فرم استاندارد – این یک سند است که در شرکت استفاده می شود.

استراتژی – اینگونه است که یک شخص یا سازمان برای رسیدن به هدف و یا موفقیت برنامه ریزی می کند.

پشتیبانی – پشتیبانی به تعدادی از مسائل در ISO 9001 مربوط می شود، از جمله:

• مستندات
• پرسنل
• منابع
• صلاحیت
• آگاهی
• ارتباط

مطلب مرتبط: نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در 8 مرحله

حسابرسی

شرایط زیر به فرآیند ممیزی در رابطه با ISO 9001 مربوط می شود:

حسابرسی – حسابرسی یک بازرسی معمولی است که توسط کارکنان داخلی یا یک حسابرس خارجی شخص ثالث انجام می شود. هدف ممیزی این است که اطمینان حاصل شود که کسب و کار شما از الزامات ISO 9001 پیروی می کند.

حسابرسی داخلی – این نوع حسابرسی عملکرد سازمان و اجرای سیستم مدیریت کیفیت (QMS) را ارزیابی می کند. حسابرس داخلی معمولاً یک یا چند کارمند در شرکت است که به طور کامل در مورد استانداردهای ISO 9001 آموزش دیده اند.

حسابرسی خارجی – حسابرسی خارجی شبیه به حسابرسی داخلی است. تفاوت اصلی این است که حسابرس از یک منبع شخص ثالث خارج از سازمان (مشاور یا ثبت کننده) خواهد آمد.

ممیزی خارجی – ممیزی خارجی نهایی، ممیزی  یک ثبت کننده گواهینامه است. پذیرفته شدن یا نشدن گواهینامه ISO 9001 شرکت شما را تعیین می کند.

یافته های حسابرسی – یافته های حسابرسی (اعم از داخلی و خارجی) نتیجه یا نتایج حسابرسی پس از تکمیل است.

یافته های حسابرسی داخلی – اگر حسابرس داخلی شما متوجه شود که کسب و کار شما الزامات ISO 9001 را برآورده نمی کند، یافته های خود را با شما در میان خواهند گذاشت تا بتوانید QMS خود را برای انطباق با چنین الزاماتی تنظیم کنید. اگر شرایط لازم را دارید، تشویق خواهید شد که به بهبود QMS خود ادامه دهید تا از استانداردهای ISO 9001 پیشی بگیرید.

یافته های حسابرسی خارجی – اگر سازمان شما در واقع الزامات ISO 9001 را برآورده کرده باشد، گواهینامه ISO 9001 به شما اعطا خواهد شد. با این حال، اگر کسب‌وکار شما همه الزامات را برآورده نکند، به شما اطلاع داده می‌شود و اطلاعاتی در مورد برطرف کردن مشکلاتی که مانع از انطباق می‌شوند، به شما ارائه می‌شود.

شواهد حسابرسی – شواهد حسابرسی چیزی است که برای پشتیبانی از راه حل های اخذ شده از حسابرسی استفاده می شود. می تواند شامل اسنادی مانند سوابق، اظهارات و موارد دیگر باشد.

معیارهای حسابرسی – معیارهای حسابرسی اساساً فهرستی از انتظاراتی است که کسب و کار باید برای قبولی در حسابرسی برآورده کند. برای ممیزی های ISO 9001، معیارهای ممیزی ممکن است شامل یک سری خط مشی هایی باشد که شرکت باید آن ها را رعایت کند.

برنامه حسابرسی – برنامه ممیزی را به جزئیات فهرست می کند، مانند زمان انجام آن، دفعات تکرار، و غیره.

شواهد حسابرسی عینی – این اطلاعات ذخیره شده ای است که در قالب اسناد و سوابق نشان داده می شود. آنها به عنوان معیاری برای ممیزی ISO 9001 مورد نیاز هستند.

برون سپاری – برون سپاری عبارت است از درخواست کمک از یک سازمان خارجی برای انجام وظایف خاص. به عنوان مثال، کسب و کارها ممکن است یک حسابرس را از یک منبع خارجی برای حسابرسی وارد یا کلا برون سپاری کنند.

عملکرد – عملکرد معیاری است که نشان می دهد یک موضوع خاص در یک زمینه چقدر خوب یا ضعیف عمل می کند. یک مثال از این امر این است که وظایف بر اساس زمان، منابع و منابع مالی مورد استفاده چقدر کارآمد انجام می شوند.

ارزیابی عملکرد: ISO 9001 اطلاعات بیشتری در مورد ارزیابی عملکرد در بندهای زیر ارائه می دهد:

• ·         9.1 نظارت، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی
• ·         9.2 ممیزی داخلی
• ·         9.3 بررسی مدیریت

شاخص عملکرد – این اصطلاح به ابزاری اشاره دارد که برای سنجش میزان رضایت مشتریان و همچنین تعداد دفعات تحقق خروجی ها استفاده می شود.

دوره ای – دوره ای به یک چارچوب زمانی اشاره دارد که در آن کاری انجام یا تکمیل می شود. به عنوان مثال، ممیزی ها به صورت دوره ای برای اطمینان از موفقیت بلندمدت یک سازمان انجام می شود.

بررسی – بررسی‌ها معمولاً پس از ارزیابی می‌آیند و اساساً مروری بر نحوه انجام یک فرآیند خاص است. آنها می توانند هم داخلی و هم خارجی باشند.

بررسی‌های داخلی – بررسی‌ها می‌توانند پس از حسابرسی داخلی انجام شوند و ممکن است برای بهبود فرآیندها بر اساس بازخوردهایی که حسابرسان ارائه می‌کنند، استفاده شوند. بررسی داخلی می تواند برای اطمینان از برآورده شدن الزامات ISO 9001 توسط سازمان ها قبل از ممیزی رسمی و ممیزی های تأیید مجدد استفاده شود.

بررسی‌های خارجی – نظرات می‌تواند از سوی یک مشتری باشد و ممکن است به میزان رضایت یا نارضایتی آنها از یک محصول یا خدمات خاص اشاره کند.

مطلب مرتبط: بررسی مدیریت برای ISO 9001 چیست؟

نتایج حسابرسی و گواهینامه

شرایط زیر به نتایج ممیزی و گواهینامه ISO 9001 مربوط می شود.

مطابقت – اگر مطابق با ISO 9001 هستید، به این معنی است که به اندازه لازم یا به اندازه کافی استانداردها / الزامات آن را مطابقت داده اید.

صدور گواهینامه – دریافت گواهینامه به این معنی است که سازمان شما نشان داده است که QMS آن با استانداردهای ISO 9001 مطابقت دارد.

صلاحیت – شایستگی شرکتی را توصیف می کند که قادر به برآوردن الزامات ISO 9001 از طریق QMS یا فرآیندهای دیگر است.

انطباق – مشابه شایستگی، انطباق سازمانی را توصیف می کند که با موفقیت یک الزام برای ISO 9001 را برآورده کرده است.

امتیاز – امتیاز نوعی تأییدیه خاص است که برای عرضه یک محصول یا خدمات غیر منطبق به مشتری داده می شود.

بهبود مستمر – این به فعالیت های یک کسب و کار اشاره دارد که به سمت بهبود مداوم سیستم ها و فرآیندهای داخلی آنها هدایت می شود.

اقدام اصلاحی – این اصطلاحی است که اقدامی را توصیف می کند که باید برای بهبود فرآیندها برای مطابقت با استانداردهای ISO 9001 انجام شود. اقدامات اصلاحی اغلب با اصطلاح بهبود مستمر مرتبط هستند.

عدم انطباق – این اصطلاحی است که برای توصیف فرآیندی استفاده می شود که الزامات تعیین شده توسط استاندارد را برآورده نمی کند.

ممیزی مجدد گواهی – این ممیزی ها برای اطمینان از اینکه همه الزامات هنوز برآورده می شوند و هیچ مشکلی که بین ممیزی ها ایجاد شده است وجود ندارد انجام می شود. ممیزی صدور گواهینامه مجدد معمولاً هر سه سال یکبار انجام می شود.

راستی‌آزمایی – تأیید مرحله نهایی در دستیابی به گواهینامه ISO 9001 است، زیرا تأیید می‌کند که سازمان شما شرایط مناسب ISO 9001 را برای اعطای اعتبار برآورده کرده است.

مطلب مرتبط: ایزو 9004

سایر شرایط ISO 9001 که باید بدانید

نوآوری – این اصطلاح تغییرات مختلفی را نشان می دهد که از طریق استانداردها و/یا سازمان ایجاد می شوند. نوآوری تقریباً در هر زمینه ای مانند خدمات مشتری، رضایت مشتری، محصولات/خدمات، منابع، ابزارها، روش ها و موارد دیگر قابل انجام است.

مشارکت – هنگامی که یک گروه گرد هم می آیند تا ایده ها و منابع را برای کار در جهت یک هدف مشابه توزیع کنند.

طرف ذینفع – طرف های ذینفع افرادی هستند که در تصمیم گیری کمک می کنند یا  به شرکت در یک فعالیت خاص اهمیت می دهند.

دانش – دانش منعکس کننده تمام داده ها/اطلاعاتی است که در یک سیستم، جمع آوری شده یا توسط یک گروه یا شخص خاص گردآوری شده است.

حفظ (Maintain) – این به اطمینان از وجود سازگاری اشاره دارد، خواه در رضایت مشتری، سود و غیره باشد.

تجهیزات اندازه گیری – تجهیزات اندازه گیری به تمام ابزارهایی اطلاق می شود که سازمان ها برای تجزیه و تحلیل داده ها از جمله نرم افزار، مواد مرجع و غیره استفاده می کنند.

شی – یک شی می تواند عملاً هر چیزی در دسترس سازمان باشد، از جمله:

• محصولات
• خدمات
• اسناد
• نرم افزار
• سخت افزار
• مواد و روش ها
• منابع

حفظ (Preservation ) – این اصطلاح به نگه داشتن چیزی همانطور که بوده و اجازه ندادن تغییرات به هیچ وجه بر آن تأثیر بگذارد اشاره دارد.

اقدام پیشگیرانه – این نوع اقدام به صورت پیشگیرانه برای رسیدگی به مشکلات احتمالی انجام می شود. نمونه ای از این موارد، پشتیبان گیری از فایل های خاص در مواقع اضطراری است.

رویه – رویه ها نحوه انجام برخی فرآیندها برای دستیابی به نتیجه مطلوب و مستندسازی چگونگی تکمیل مراحل است.

اموال – این اصطلاح به آنچه متعلق به یک سازمان یا یک فرد است اشاره دارد.

محصول – محصول یک سازمان چیزی است که به مشتری فروخته می شود. محصولات می توانند هم ملموس و هم نامشهود باشند. عوامل زیادی موفقیت یک محصول را تشکیل می دهند، از جمله مکان، قیمت و کیفیت.

ارائه دهنده – ارائه دهنده تامین کننده یک محصول یا خدمات خاص است. آنها می توانند خارجی یا داخلی باشند، اگرچه ارائه دهندگان خارجی رایج تر هستند.

مرتبط – اشاره به آنچه برای بخش خاصی از فرآیند در یک زمان معین مهم است.

انتشار – این اصطلاح به اجازه ارسال اطلاعاتی اشاره دارد که به یک فرآیند کمک می کند. می تواند به اشکال مختلفی مانند اسناد و نرم افزار باشد.

مسئولیت – وظیفه یا نقشی است که به یک فرد یا بخش واگذار می شود و شامل مواردی است که آنها نسبت به آن پاسخگو هستند.

حفظ (Retain) – این اصطلاحی است که به معنای “نگه داشتن” است.

دنباله – دنباله ترتیبی است که رویدادها در آن رخ می دهند.

خدمات – یک وظیفه عملی است که توسط یک سازمان یا یک منبع خارجی مانند یک تامین کننده ارائه می شود.

تامین کننده – تامین کننده فرد یا سازمانی است که محصولات، خدمات یا هر دو را به مشاغل ارائه می دهد.

قابلیت ردیابی – این اصطلاح به توانایی ردیابی مکان محصولات و خدمات اشاره دارد. همچنین به نحوه توزیع این محصولات یا خدمات اشاره دارد.

برای لغات رایج تری که می توانید انتظار داشته باشید در ISO 9001:2015 پیدا کنید، به واژه نامه ISO که در وب سایت آنها یافت می شود مراجعه کنید.

خلاصه

اگر از قبل با برخی از اصطلاحات ذکر شده آشنا نبودید، احساس نکنید که کسب و کار شما عقب مانده است. درک استاندارد ISO 9001 و مستندات آن به طور کلی برای بسیاری از سازمان ها دشوار است.

با این حال، اکنون که این فهرست جامع از واژگان ISO 9001 را در اختیار دارید، می‌توانید اصطلاحات کلیدی را در زمینه آنها تشخیص دهید. همه چیز بسیار واضح تر خواهد شد و شما برای اجرای صحیح الزامات ISO 9001 در سیستم مدیریت کیفیت شرکت خود بهتر عمل خواهید کرد.

پرسش های متداول