فرآیند بازنگری مدیریت، مدیریت ارشد را ملزم می‌کند تا سیستم مدیریت کیفیت را به‌طور دوره‌ای بازبینی کند تا از تناسب، کفایت و اثربخشی مداوم آن اطمینان حاصل کند و در عین حال نیاز احتمالی به تغییر در خط ‌مشی کیفیت، اهداف، و سایر عناصر QMS را برطرف کند.

فهرست

• بررسی مدیریت برای ISO 9001 چیست؟
• چرا بررسی های مدیریتی انجام دهیم؟
• هر چند وقت یکبار باید برای بررسی برنامه ریزی کنیم؟
• چگونه می توان فرآیند را مستند سازی کرد؟
• چه چیزی را باید بررسی کرد؟
• ورودی ها (دستور کار)
• خروجی ها (دقیقه/عملکرد)
• سنجش اثربخشی

بررسی مدیریت باید شامل نماینده ای از مدیریت ارشد، مدیران عملکردی، مدیران تسهیلات، مدیران خط، مالکان فرآیند، کاربران فرآیند و صاحبان اقدام باشد.

چرا بررسی های مدیریتی انجام دهیم؟

1. تعیین و ارزیابی عملکرد سیستم کیفیت (QMS).
2. تعیین نیاز به تغییر و بهبود، و توصیه هایی برای بهبود
3. مشخص کردن تناسب سیاست ها و اهداف

هدف و نتیجه نهایی بررسی مدیریت باید بهبود مستمر راهنمای QMS و کیفیت باشد. همانطور که QMS سازمان شما در اثربخشی و کارایی آن (با استفاده از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و یافته های حسابرسی) افزایش می یابد، عملکرد فرآیندها و فرآیند بهبود نیز افزایش می یابد.

هر چند وقت یکبار باید یک بررسی مدیریتی را برنامه ریزی کنیم؟

استانداردهای ISO بیان می کنند که دفعات یا فواصل بازبینی ها باید در QMS توسط تیم مدیریت تعریف شود.

سعی کنید حداقل یک بار در سال یا بیشتر در صورت لزوم، بررسی مدیریتی انجام دهید. بررسی های کوتاه و با تعداد بیشتر بهترین است. هیچ دستورالعملی وجود ندارد که شما باید هر بار دستور کار کامل را طی کنید.

دفعات بررسی مدیریت ممکن است سه ماهه، شش ماهه یا سالانه باشد. ممکن است تصمیم بگیرید که بررسی های مدیریتی مستقل داشته باشید یا آن را با سایر فعالیت های تجاری ترکیب کنید، به عنوان مثال. برنامه ریزی استراتژیک، برنامه ریزی کسب و کار، جلسات عملیات، بررسی فرآیندها/شوراها، نیازهای مشتری یا بررسی های عملکردی.

تنظیم قالب، دفعات و فواصل جلسات بررسی مدیریت به عهده سازمان شما است، اما باید در QMS یا رویه مستند مرتبط برای صدور گواهینامه ISO تعریف شود.

مطالعه بیشتر: ایزو 9004

چگونه می توان فرآیند بررسی مدیریت را مستند کرد؟

مستندسازی فرآیند بررسی مدیریت برای دستیابی به گواهینامه ISO 9001:2015 الزامی نیست، با این حال، ما آن را برای کسب و کار مفید می‌دانیم و به شما توصیه می‌کنیم یک رویه بازبینی مدیریت را توسعه داده و اجرا کنید که شامل تعاریف زیر می شود:

• مسئولیت های بررسی مدیریت – در چه سطحی از مدیریت انجام شود، به طور مثال مدیر ارشد، مدیر تسهیلات و …
• برنامه ریزی بررسی مدیریت
• ورودی های بررسی مدیریت (دستور کار)
• خروجی های بررسی مدیریت (دقایق، اقدامات)

چه چیزی را باید بررسی کرد؟

بازخورد مشتری، یافته های حسابرسی و نتایج حسابرسی (با استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل شکاف یا چک لیست حسابرسی داخلی)، و همچنین مسائل داخلی و خارجی باید توسط تیم مدیریت مورد بحث قرار گیرد. عملکرد فرآیندها، اهداف کیفی، اقدامات پیشگیرانه، توصیه هایی برای بهبود – و تأثیر بالقوه آنها بر جهت استراتژیک سازمان.

جلسات بررسی مدیریت باید به نیاز احتمالی به تغییرات در خط مشی، اهداف، و سایر عناصر سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) رسیدگی کند. فرآیند بررسی مدیریت باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات لازم زودتر از موعد جمع آوری شده است تا به مدیریت اجازه دهد تا به طور موثر این ارزیابی را انجام دهد.

داخلی

1. دقایقی از بررسی های مدیریت قبلی
2. سیاست ها، اهداف (Objectives) و اهداف (Targets)
3. نتایج QMS و ممیزی فرآیند
4. میزان تحقق اهداف و اهداف عددی
5. ارزیابی اقدامات مدیریت ریسک

خارجی

1. قانون یا مقررات جدید یا پیشنهادی
2. عملکرد ارائه دهندگان و تامین کنندگان خارجی
3. تغییر انتظارات/نیازهای طرف های ذینفع مربوطه (بازخورد مشتری، نیازهای مشتری)
4. فعالیت ها، محصولات یا خدمات جدید یا اصلاح شده
5. پیشرفت در فناوری و علم
6. تغییر ترجیحات بازار خریداران

تمام بررسی های مدیریت باید مستند باشد. مشاهدات، نتیجه‌گیری‌ها و توصیه‌ها برای اقدامات لازم بیشتر از بررسی باید ثبت شوند. اگر باید هر گونه اقدام اصلاحی یا اقدامات پیشگیرانه انجام شود، تیم مدیریت باید پیگیری کند تا اطمینان حاصل شود که اقدام به طور موثر اجرا شده است.

هدف و نتیجه نهایی بازنگری مدیریت باید بهبود مستمر سیستم کیفیت (QMS) با استفاده از توصیه هایی برای بهبود باشد. همانطور که اثربخشی و کارایی سیستم های مدیریت کیفیت سازمان شما افزایش می یابد، عملکرد مدیریت زیست محیطی شما نیز افزایش می یابد.

9.3.2 ورودی های بررسی مدیریت (دستور کار)

فرآیند بررسی مدیریت باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات لازم قبل از موعد جمع آوری شده است (چک لیست حسابرسی می تواند در اینجا کمک کند) تا به مدیریت اجازه دهد تا به طور مؤثر بازبینی را انجام دهد.

یک فرآیند بررسی مدیریت موثر باید بر ورودی های زیر متمرکز باشد:

1- ریسک ها و فرصت ها (بند 6.1)
2- تغییرات احتمالی که ممکن است بر سیستم تأثیر بگذارد (بند 6.3)
3- عملکرد ارائه دهنده و تامین کنندگان خارجی (بند 8.4)
4- رضایت و ادراک مشتری (بند 9.1.2)
5- نتایج حسابرسی (بند 9.2)
6- عدم انطباق و اقدامات اصلاحی (بند 10.2)

9.3.3 خروجی های بازبینی مدیریت (دقایق/اقدامات)

تمام بررسی های مدیریت باید مستند باشد. مشاهدات، نتیجه‌گیری‌ها و توصیه‌ها برای اقدامات لازم بیشتر از بررسی باید ثبت شوند. در صورت لزوم انجام هر گونه اقدام اصلاحی، مدیریت ارشد باید پیگیری کند تا اطمینان حاصل شود که اقدام به طور موثر اجرا شده است.

حسابرسان باید انتظار داشته باشند که همان خروجی های بررسی های مدیریتی را با بند 5.6.3 ISO 9001:2008 اثبات کنند، با این حال، آنها باید توجه داشته باشند که نتایج بررسی های مدیریت اکنون می تواند در هر قالبی که سازمان انتخاب می کند نگهداری شود.
خروجی های معمول ممکن است شامل موارد زیر باشد:
1- اقدامات بهبود فرآیند (از جمله اقدامات پیشگیرانه)
2- اقدامات بهبود QMS
3- اقدامات بهبود محصول
4- اقدامات تامین منابع
5- بازنگری در برنامه ها و بودجه های تجاری
6- تغییرات در اهداف و سیاست های کیفیت
7- صورتجلسه مدیریت
صورتجلسه بررسی مدیریت باید به عنوان اطلاعات مستند برای سیستم مدیریت کیفیت حفظ شود.

اندازه گیری اثربخشی بازنگری مدیریت

فرآیند بررسی مدیریت را می توان با ارزیابی اثربخشی تصمیمات/خروجی های کلیدی اندازه گیری کرد. به عنوان مثال، تغییرات بودجه، پیش بینی ها، برنامه های تجدید نظر شده منابع یا تغییر در سیاست یا اهداف کیفیت.
خروجی های بررسی مدیریت برای بهبود کسب و کار شما در نظر گرفته شده است. حسابرسان سازمان صدور گواهینامه به دنبال شواهدی خواهند بود که نشان دهد این امر برای استانداردهای بین المللی محقق شده است.

مطالعه بیشتر: بندهای ISO 9001
• 9.1.2 شرح رضایت مشتری
• 9.2 حسابرسی داخلی
• 9.3 بررسی مدیریت

پرسش های متداول: