استاندارد ایزو ۱۹۶۰۰ (ISO 19600) تحت عنوان “مدیریت انطباق” به‌طور خاص برای کمک به سازمان‌ها در ایجاد، پیاده‌سازی و نگهداری سیستم‌های مدیریت انطباق طراحی شده است. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که فعالیت‌ها و فرآیندهایشان با قوانین، مقررات، و الزامات داخلی و خارجی مرتبط با صنایع و فعالیت‌های آنها منطبق است.
اهداف ایزو ۱۹۶۰۰
هدف اصلی این استاندارد، فراهم آوردن یک چارچوب جامع برای سازمان‌ها است تا اطمینان حاصل کنند که سیستم‌های مدیریتی آنها از نظر انطباق با الزامات قانونی و اخلاقی به درستی طراحی و اجرا می‌شود. این استاندارد به‌ویژه برای سازمان‌هایی که می‌خواهند فرآیندهای انطباق خود را بهبود دهند و از ریسک‌های قانونی و نظارتی جلوگیری کنند، مفید است.
اجزای اصلی ایزو ۱۹۶۰۰
استاندارد ایزو ۱۹۶۰۰ به‌طور کلی شامل مجموعه‌ای از اصول، مراحل و الزامات برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت انطباق است. مهم‌ترین اجزای این استاندارد عبارتند از:
1. تعهد مدیریت ارشد
یکی از الزامات اساسی این استاندارد، تعهد کامل مدیریت ارشد به سیستم مدیریت انطباق است. مدیریت ارشد باید به وضوح درگیر فرآیند انطباق باشد و منابع و حمایت‌های لازم را برای پیاده‌سازی و حفظ سیستم انطباق تأمین کند.
2. شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها
سازمان‌ها باید ریسک‌های مرتبط با عدم انطباق را شناسایی کرده و آنها را ارزیابی کنند. این ارزیابی باید به‌طور مستمر انجام شود تا از بروز مشکلات قانونی یا نظارتی جلوگیری شود.
3. تعیین الزامات قانونی و مقررات
سازمان‌ها باید به‌دقت الزامات قانونی، مقررات و استانداردهای مربوط به صنعت خود را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنند تا از انطباق کامل با آنها اطمینان حاصل شود.
4. برنامه‌ریزی برای انطباق
در این بخش از استاندارد، سازمان باید برنامه‌ای برای پیاده‌سازی و دستیابی به انطباق با الزامات قانونی و مقررات تدوین کند. این برنامه باید شامل اقدامات خاص برای اطمینان از رعایت قوانین و مقررات باشد.
5. آموزش و ارتقاء آگاهی
برای اطمینان از انطباق در تمامی سطوح سازمان، لازم است که کارکنان و ذینفعان در مورد الزامات قانونی و مقررات، آگاهی و آموزش‌های لازم را دریافت کنند. این آموزش‌ها باید منطبق با نیازهای سازمان و وظایف کارکنان باشد.
6. کنترل و نظارت
این استاندارد تأکید دارد که سازمان‌ها باید فرآیندهای کنترل و نظارت مستمر برای بررسی انطباق با الزامات قانونی داشته باشند. این نظارت باید به‌طور مداوم انجام شده و هرگونه انحراف از استانداردها باید شناسایی و اصلاح شود.
7. مستندسازی و گزارش‌دهی
سازمان‌ها باید تمامی فرآیندها و اقدامات مربوط به سیستم مدیریت انطباق خود را مستند کنند. این مستندسازی به‌ویژه برای نظارت و ارزیابی عملکرد سیستم بسیار مهم است.
8. بازبینی و بهبود مستمر
ایزو ۱۹۶۰۰ مانند بسیاری از استانداردهای ایزو بر بهبود مستمر تأکید دارد. سازمان‌ها باید به‌طور منظم سیستم مدیریت انطباق خود را بازبینی کنند و هرگونه نقص یا زمینه برای بهبود را شناسایی کنند.
مزایای پیاده‌سازی ایزو ۱۹۶۰۰
- کاهش ریسک‌های قانونی پیاده‌سازی ایزو ۱۹۶۰۰ به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با عدم انطباق با قوانین و مقررات را کاهش دهند و از جریمه‌ها و مشکلات قانونی جلوگیری کنند.
- بهبود اعتماد و اعتبار با رعایت الزامات قانونی و اخلاقی، سازمان‌ها می‌توانند اعتماد مشتریان، سرمایه‌گذاران و سایر ذینفعان را جلب کنند و اعتبار خود را در بازار افزایش دهند.
- تضمین انطباق سازمان با مقررات این استاندارد کمک می‌کند تا سازمان‌ها از انطباق با مقررات و الزامات قانونی اطمینان حاصل کنند، که موجب می‌شود سازمان‌ها از مجازات‌ها، جریمه‌ها و مشکلات قانونی اجتناب کنند.
- شناسایی و کاهش هزینه‌های انطباق پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت انطباق کارآمد می‌تواند هزینه‌های مربوط به نظارت و کنترل‌های قانونی را کاهش دهد. سازمان‌ها به‌جای مواجهه با مشکلات ناشی از عدم انطباق، می‌توانند با صرف هزینه‌های معقول، سیستم‌های خود را بهبود دهند.
- بهبود فرهنگ سازمانی با پیاده‌سازی ایزو ۱۹۶۰۰، فرهنگ انطباق در سازمان تقویت می‌شود. کارکنان و مدیران به‌طور مستمر درگیر فرآیندهای انطباق قرار می‌گیرند و اهمیت آن را درک می‌کنند، که این امر بهبود عملکرد کلی سازمان را در پی دارد.
- بهبود روابط با ذینفعان سیستم‌های مدیریت انطباق منجر به ارتباط بهتر با مقامات نظارتی، مشتریان، و سایر ذینفعان می‌شود و می‌تواند منافع تجاری سازمان را بهبود دهد.
- پیشگیری از مشکلات حقوقی رعایت کامل مقررات و الزامات قانونی از بروز مشکلات حقوقی و اداری جلوگیری کرده و باعث می‌شود سازمان‌ها در برابر هرگونه شکایت یا بررسی قانونی مقاوم باشند.
نتیجه‌گیری: استاندارد ایزو ۱۹۶۰۰
استاندارد ایزو ۱۹۶۰۰ به‌عنوان یک استاندارد جامع برای مدیریت انطباق، کمک می‌کند تا سازمان‌ها از نظر قانونی، نظارتی و اخلاقی به‌طور کامل به الزامات موجود پایبند باشند. پیاده‌سازی این استاندارد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که ریسک‌های حقوقی و قانونی خود را کاهش دهند، اعتماد مشتریان و سایر ذینفعان را جلب کنند، و فرهنگ انطباق را در سراسر سازمان تقویت کنند. این استاندارد برای سازمان‌هایی که می‌خواهند از نظر قانونی و اخلاقی عملکرد خود را بهبود دهند، ضروری است.
